Керування документацією Росії

Вступ.

Розділ 1. Теоретико-методологічні основу управління документацією.

1.1. Термінологія, історія та нормативна база керування документацією.

1.2. Застосування міжнародних стандартів в керування документацією в Росії.

Розділ 2. Роль керування документацією в управлінському процесі.

2.1. Значення документів в управлінському процесі.

2.2. Моделі роботи з документами в Росії.

Висновки.

Список використаної літератури.


Вступ

Актуальність теми. Керування документацією (далі – КД) є невід’ємною частиною загальної системи керування підприємством, установою, організацією (далі – установою) і, зокрема, складовою інформаційного менеджменту. Інформація належить до основних ресурсів, які використовує установа, поряд з людськими ресурсами, капіталом, матеріалами й технологією. В свою чергу до 85 відсотків інформаційних ресурсів установ складають службові документи, звідси і випливає значення КД для їх успішної діяльності. В усіх країнах з високим рівнем розвитку економіки із середини 1990-х рр. приділяється значна увага методам керування документованою інформацією з огляду на зростання її значущості як економічного чинника та засобу правового регулювання. Як наслідок, актуальними є дослідження вчених та експерименти практиків у сфері КД, спрямовані на перегляд технології традиційного діловодства і перехід до створення високоефективних систем керування всім комплексом документаційно-інформаційних ресурсів.

Сьогодні в управлінських структурах Росії недостатньо розвинута нормативно-правова база, що визначає порядок функціонування документа, гостро стоїть проблема статусу служб документаційного забезпечення в організаціях і контролю за їх роботою з боку держави. Вимагають регламентації питання, зв'язані з інформатизацією керування, застосуванням нових інформаційних технологій, комп'ютеризацією і використанням сучасних засобів комунікацій. Знизилася увага до підготовки і підвищення кваліфікації працівників служб документаційного забезпечення, бракує сучасної учбово-методичної літератури з цих питань. Спостерігається визначений застій у наукових дослідженнях з питань документоведення.

Застаріли раніше прийняті організаційно-методичні документи: Державна система документаційного забезпечення управління й інші нормативи, що були розроблені вченими і фахівцями в 70-80-і роки.

У чималому ступені на ситуацію уплинули відновлення складу державних службовців і відхід бюрократичних традицій, втрата досягнутого рівня культури роботи з документами. Внаслідок проникнення нової техніки і нових технологій в управлінській діяльності, відбувається зміна структури документообігу, а через зміну економічних основ життя суспільства спостерігається трансформація цінності окремих видів документів і їхньої ролі в процесі управління. Однак ці зміни слабко враховуються при практичній реалізації систем документаційного забезпечення управління в державних організаціях, де в більшості випадків продовжують діяти застарілі правила і стандарти.

Необхідність визначення концепції управління документацією, його місця в менеджменті підприємства складає актуальність досліджень у даній роботі. У зв'язку з ускладненням інформаційних ресурсів і зростанням їхнього обсягу виникає найважливіша задача раціоналізації й автоматизації управління документацією, що по своїй актуальності співставляється із задачею модернізації виробництва промислової продукції. Великого значення набувають комп'ютерні технології і засоби, що забезпечують оперативність фіксації, збору, обробки, пошуку і передачі інформації, надійність її збереження, відокремлений доступ, надання інформації в потрібний час, на потрібному носії й у потрібній формі, що враховують психологічні і ергономічні вимоги.

Таким чином, можна вважати назрілу проблему управління документацією, викликану необхідністю активного цілеспрямованого формування інформаційних ресурсів, що задовольняють потреби організацій. Дослідження можливостей сучасних інформаційних технологій з точки зору їхнього використання в управління документацією надзвичайно важливо для сучасного документоведення як прикладної науки. Аналіз накопичених досягнень в області теорії і практики документоведення, виявлення тенденцій їхнього подальшого розвитку й одержання на цій базі нових наукових результатів дозволяє віднести проблему управління документацією до числа самих актуальних.

Метою даної роботиє вивчення особливостей організації сучасного діловодства та управління документацією, дослідження ефективності організації документопотоків та надання рекомендацій щодо підвищення ефективності організації корпоративних систем документообігу.

Для досягнення мети роботи були поставлені наступні завдання:

- дослідити сутність документу та документообіну;

- навести загальну характеристику проблем управління документацією в Росії;

- розглянути проблеми управління документацією в організації в контексті запровадження в Росії норм Міжнародного стандарту ІSO 15489-2001 «Інформація та документація – Управління документацією».

Об'єктом роботивиступає система керування документацією.

Предметом дослідженнявиступає керування документацією в Росії.

Для написання роботи була використана учбова література провідних зарубіжних та вітчизняних вчених, зокрема, дослідженням організації документопотоків діяльності підприємства займалися Завгородній А.Г., Пінчук Н.С., Галузинський Г.Н., Орленко Н.С., Твердохліб М.Т. Серед зарубіжних вчених можна виділити праці Аппака М.А. та В.В. Діка. Також були використані статті періодичного друку.


Розділ 1. Теоретико-методологічні основу управління документацією

1.1. Термінологія, історія та нормативна база керування документацією

Джерелами визначення понять були законодавчі акти, що регламентують організацію роботи з державними документами та діяльність національних архівів Австралії, Великої Британії, Канади й США, міжнародні стандарти та словники, праці теоретичного характеру й методичні посібники, розроблені архівістами цих країн та міжнародними й національними фаховими організаціями. Було виокремлено базові поняття КД та групи термінів, що позначають види службових документів, їх носії, репрезентують процеси КД, відображають правові аспекти інформаційної діяльності та роботи зі службовими документами.

Базове поняття “керування документацією” за кордоном трактовано як галузь керування, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, включаючи процеси відбору й зберігання в документальній формі свідчень і інформації про ділову діяльність. У національному стандарті Росії ДСТУ 2732:2004 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять” КД визначено як комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створювання й функціонування службових документів. Таким чином, у вітчизняному національному стандарті не враховано управлінську функцію, яку виконує КД. Натомість близькими за змістом є визначення понять “службовий документ” та “електронний документ”, прийняті у зарубіжних і вітчизняних нормативних документах.

Відсутні у вітчизняній практиці діловодства такі поняття, як “документаційна система” та “метадані”. За визначенням ISO 15489 “документаційна система” – це інформаційна система, яка включає службові документи, керує ними та забезпечує доступ до них у часі. Компонентами системи виступають люди (як фахівці з документації, так і користувачі); процедури й процеси та комплекс нормативних документів, що їх регулюють (задокументована політика, інструкції, настанови); безпосередньо службові документи та програмне, апаратне й інше забезпечення, канцелярське приладдя. Широко вживаний у міжнародній практиці термін “метадані” означає дані, які описують контекст, зміст і структуру службових документів та керування ними протягом певного часу.

Для сфери КД визначальним є поняття “підзвітності” або “відповідальності” (accountability). Це принцип, за яким окремі особи, установи та державні інституції відповідають за свої дії, та за яким від них можна вимагати пояснення їхніх дій. Для КД це означає обов’язковість фіксації певних дій кожної установи відповідно до законодавства, що регламентує її діяльність. Дотримання цього принципу означає створення відповідних службових документів та зберігання їх протягом строку, що забезпечує відповідність регламентувальним вимогам[7, c. 11-13].

Специфічним для сфери КД є поняття “передавання”, що застосовують у двох значеннях: а) передавання службових документів як зміна права контролю й власності щодо них та відповідальності службових осіб стосовно дій з ними; б) передавання як фізичне переміщення службових документів з одного місця до іншого. Ці поняття доцільно унормувати у вітчизняній лексиці сфери створення та функціонування службових документів.

КД тривалий час було спрямов