Особливості роботи з документами які містять конфіденційну інформацію

Вступ.

1. Умови віднесення інформації до конфіденційної таємниці.

2. Заходи щодо захисту комерційної таємниці. Особливості діловодства з документами, що містять комерційну таємницю.

3. Зберігання документів, що містять комерційну таємницю.

Висновки.

Список використаної літератури.


Вступ

В умовах конкуренції між фірмами, підприємствами, установами актуальною проблемою стає збереження інформації, що становить їхню комерційну таємницю.

Комерційна таємниця - один із видів таємниці, яка охороняється кримінально-правовими засобами (поряд з таємницею державною, службовою, голосування, усиновлення тощо). Поняття такої таємниці міститься в ст. 30 Закону України від 27.03.91, Пpoпідприємства в Україні"( Відомості Верховної Ради Української РСР. -1991. - № 24 - Ст. 272), де „під комерційною таємницею підприємства маються на увазі відомості, пов'язані з виробництвом, технологічною інформацією, управлінням, фінансами та іншою діяльністю підприємства, що не є державною таємницею, розголошення яких може завдати шкоди його інтересам".

Комерційна таємниця - це виробнича, науково-технічна, управлінська, фінансова та інша інформація, що використовується для досягнення комерційної мети (одержання прибутку, уникнення збитків, чесного здобуття переваги над конкурентами) і яка вважається конфіденційною. До конфіденційної інформації належать також ідеї, винаходи, відкриття, технології, індивідуальні особливості комерційної діяльності, які дають змогу успішно конкурувати.


1. Умови віднесення інформації до конфіденційної таємниці

Умовно інформацію, що становить комерційну таємницю підприємства, можна поділити на ділову та науково-технічну (технологічну) інформацію.

До ділової інформації належать: відомості про розміри прибутків, собівартість випущеної продукції; плани та обсяги реалізації продукції (плани маркетингу, дані про характер та обсяг торговельних операцій, рівні цін, наявність товарів); відомості про фінансовий аспект діяльності підприємства (за винятком фінансових звітів); плани рекламної діяльності; списки торговельних та інших клієнтів, посередників, конкурентів, відомості про їх фінансове становище тощо.

До науково-технічної інформації належать: методи та способи виробництва (особливо нові розробки), нові технології, напрями модернізації відомих технологій та процесів, відомості про конструкції машин та обладнання, креслення, схеми, програмне забезпечення ПК тощо.

Основні умови віднесення інформації до комерційної таємниці:

- дійсна або потенційна комерційна важливість інформації;

- відсутність вільного доступу до інформації на законних підставах;

- вжиття заходів володарем інформації для її охорони та збереження конфіденційності.

Для організації зберігання конфіденційної інформації комерційного підприємства необхідно визначити інформацію, що становить комерційну таємницю та забезпечити порядок її захисту.

Якщо ці умови не виконуватимуться, то підприємство не матиме законних підстав для притягнення працівників до відповідальності за розголошення чи передання інформації, що містить комерційну таємницю.

Розголошенням комерційної таємниці є повідомлення стороннім особам без згоди уповноваженої особи відомостей, які відповідно до чинного законодавства України становлять комерційну таємницю, людьми, якими ці відомості були довірені в установленому порядку чи стали відомі у зв'язку з виконанням службових обов'язків, якщо це завдало чи могло завдати шкоди господарюючому суб'єкту (підприємцю).

В цілому зазначене поняття, як і поняття «збирання», „використання" роз'яснене в Законі України від 7 червня 1996 р. „Про захист від недобросовісної конкуренції" / Відомості Верховної Ради України. - 1996. - № 36. - Ст. 164.

Склад та обсяг відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства, порядок схоронності та доступу до конфіденційної інформації, а також правила її використання визначає керівник [5, c. 86-87].

Органи державної влади та місцевого самоврядування не мають права втручатися у визначення та схоронність комерційної таємниці (крім випадків, передбачених чинним законодавством).

Основна мета захисту конфіденційної інформації полягає в тому, щоб запобігти розголошенню інформації та володінню нею конкурентами. Часто необхідно забезпечувати захист і „чужих" комерційних таємниць, про які можна довідатися з „додаткових" джерел. Якщо не буде такого захисту, то підприємство може втратити клієнтів і вигідних партнерів.

Таким чином, комерційна таємниця — це виробнича, науково-технічна, управлінська, фінансова та інша документована інформація, яку використовують для досягнення комерційних цілей (одержання прибутку, запобігання втрати, одержання добросовісної переваги над конкурентами), яку підприємець вважає конфіденційною. До конфіденційних відомостей відносяться перш за все ідеї, винаходи, відкриття, технології, індивідуальні деталі комерційної діяльності, які дозволяють успішно конкурувати, прибуток фірми та ін.

До умов, при яких інформація підприємства може бути віднесена до комерційної таємниці відносяться:

· дійсна чи потенціальна комерційна цінність інформації в силу невідомості її третім особам;

· відсутність вільного доступу до цієї інформації на законній основі;

· приймання власником інформації необхідних заходів до охорони її конфіденційності. Забезпечення збереженості конфіденційної інформації комерційного підприємства вимагає дотримання наступних умов:

· визначення відомостей, які складають комерційну таємницю підприємства;

· забезпечення порядку їх захисту. Якщо ці умови не будуть виконані, то підприємство не буде мати законної основи для притягнення до відповідальності працівників за розповсюдження чи передачу відомостей, які складають комерційну таємницю.

Відомості комерційної таємниці підприємства можна умовно розділити на два великих блоки: 1) науково-технічна (технологічна) інформація; 2) ділова інформація [2, c. 146-147].

Науково-технічна інформація містить: відомості про конструкції машин і обладнання; схеми; матеріали, що використовуються; рецептури; методи і способи виробництва (особливо про нові вироби, що розробляються); нові технології, напрямки модернізації відомих технологій, процесів і обладнання; програмне забезпечення ПК. Ділова інформація містить:

· відомості про фінансову сторону діяльності підприємства, крім фінансових звітів (стан розрахунків з клієнтами, заборгованість, кредити та ін.);

· відомості про розмір прибутку, собівартості виробляємої продукції та ін.;

· плани розвитку підприємства (тактичні і стратегічні);

· плани й обсяги реалізацій продукції (плани маркетингу, дані про характер і обсяг торгових операцій, про рівні цін, на явність товарів);

· аналіз конкурентоспроможності виробленої продукції, ефективність експорту та імпорту, час виходу на ринок, що пропонується;

· плани рекламної діяльності;

· списки торгових та інших клієнтів, представників, посередників, конкурентів, відомості про взаємовідношення з ними, їх фінансове положення, проведених операціях і обсягах, умовах діючих і нових контрактів та ін.

Перелік і обсяг відомостей, що складають комерційну таємницю підприємства, строки конфіденційності, порядок захисту і доступу до конфіденційної інформації, а також правила її використання визначаються керівником організації. Керівник може залучити для проведення цієї роботи спеціалістів-аналітиків.

Основна мета захисту конфіденційної інформації полягає в тому, щоб, як говорять професіонали, запобігти розповсюдженню її до конкурентів. В деяких випадках вимагається захист і "чужих" комерційних секретів, які можуть бути довірені підприємству іншими особами, організаціями. Відсутність такого захисту може залишити підприємство без вигідних партнерів, клієнтів [11, c. 162-163].

Забезпечення захисту комерційної таємниці містить:

· встановлення правил віднесення інформації до комерційної таємниці;

· розробку і доведення до осіб, допущених до відомостей, що складають комерційну таємницю, інструкцій за дотриманням режиму конфіденційності;

· обмеження доступу до носіїв інформації, які вміщують комерційну таємницю;

· використання організаційних, технічних та інших засобів конфіденційної інформації;

· здійснення контролю за дотриманням встановленого режиму охорони комерційної таємниці.

Як і всі співробітники фірми, менеджер повинен при вступі на роботу підписати зобов´язанність про нерозголошення комерційної таємниці (про відповідальність за її збереження).

В цьому документі основними являються наступні обов´язки:

1) не розголошувати відомостей, що складають комерційну таємницю, які будуть доведені чи стануть відомі при виконанні службових обов´язків, в тому числі, протягом визначеного строку після звільнення з фірми;

2) дотримуватись доведен