Поняття "документ" в сучасній документології

Вступ.

1. Теоретико-методологічні аспекти поняття «документ».

1.1. Походження терміна «документ».

1.2. Сфера використання терміна.

1.3. Офіційні визначення поняття «документ».

2. Сучасні погляди на структуру науки про документ.

2.1. Еволюцію визначень поняття «документознавство».

2.2. Сучасні концепції науки про документ.

Висновки.

Список використаної літератури.


Вступ

Актуальність теми. Призначення документа в загальному розумінні зводиться до зафіксованих у письмовому вигляді відомостей, необхідних для здійснення різноманітних дій. За допомогою документа інформація зберігається і передається у часі і в просторі, а тому з цієї точки зору документи можуть розглядатися як один із інструментів пізнання дійсності. Сучасний діловий світ важко собі уявити без потужних потоків інформації, що циркулює різними напрямками і оформлена найчастіше документально. Переважна більшість дій здійснюється службовцями в процесі управління шляхом створення і використання різноманітних документів. Тому головним, центральним, базовим поняттям документаційного забезпечення управління є поняття “документ”.

У зв’язку з широким використанням поняття “документ” у багатьох сферах суспільної діяльності воно розуміється по-різному у різних галузях знань, зокрема, в документознавстві, інформатиці, бібліотекознавстві, архівознавстві, музеєзнавстві, а також у відповідних спеціальних галузях діяльності — архівній, бібліотечній, музейній справі і, звичайно, у документаційному забезпеченні управління. Хоча інформаційна природа документа очевидна, саме поняття “документ” визначають по-різному, бо за основу визначення поняття беруть різні критерії — мету створення документа, його зміст, форму, спосіб відтворення інформації, сферу побутування документа тощо. Однак яким би не було ставлення до існуючого різноманіття визначень, воно, на наш погляд, закономірне, оскільки предмет і завдання кожної дисципліни, що вивчає документи, має свою специфіку. Кожна наукова дисципліна у визначенні документа виділяє, як правило, якийсь один аспект. Так, історична наука розглядає документ як важливе джерело. Як засіб документування і доказу правових відносин вивчаються документи у правовій науці. Фахівці в галузі управління вважають документ засобом фіксації управлінських дій.

У дослідження історії виникнення та еволюції тлумачення терміна “документ” значний внесок зробили Х. Арнтц, В.Д. Банасюкевич, Г.Г. Воробйов, А.В. Єлпатьєвський, М.П. Ілюшенко, З.Є. Калишевич, А.Ю. Канцлерис, В.П. Кашепов, М.А. Комаров, С.Г. Кулешов, Н.М. Кушнаренко, К.Г. Мітяєв, А.Н. Образцова, А. Суски, Е.И. Ханпира, Г.Н. Швецова-Водка та інші.

Як зазначає Н.М. Кушнаренко[7], на міжнародному рівні найбільш загальним визнано визначення документа як записаної інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. Таке визначення розроблене і затверджене Міжнародною організацією з стандартизації (ІСО) за участю Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, Міжнародної федерації з документації, Міжнародної ради з архівів, Міжнародної організації з інтелектуальної власності.

Визначення поняття терміна “документ” подаються у більшості спеціальних підручників та навчальних посібників і мало чим відрізняються одне від одного та від чинного у відповідний період нормативного визначення цього терміна.

З точки зору використання в управлінській сфері ми схильні вважати найбільш вдалою дефініцію поняття “документ” за держстандартом ДСТУ 2732:2004, оскільки вона у порівнянні з усіма іншими визначеннями має ширший обсяг. Усі попередні формулювання визначення документа, на наш погляд, є менш вдалими. Нам, наприклад, видається проблематичною практична можливість законодавчого передбачення всіх форм одержання, зберігання, використання і поширення інформації, коли навіть у закріплених Законами визначеннях через неможливість перерахування всіх наявних і потенційних носіїв інформації вжито узагальнене посилання на інші носії.

Актуальність роботи зумовлена загальною спрямованістю сучасного документознавства до використання системних підходів щодо вивчення складових документу.

Метою дослідженнявиступає розгляд системи документу та його основних концепцій. Мета дослідження обумовила необхідність розв’язання таких конкретних завдань:

- визначити поняття документу з позиції системи;

- проаналізувати складові системи документу;

- основні концепції терміну «документ»;

- виділити та дослідити поняття документу.

Об’єктом дослідженнявиступає поняття документу.

Предметом роботиє системний аналіз поняття документу.


1. Теоретико-методологічні аспекти поняття «документ»

1.1. Походження терміна «документ»

Однією із суттєвих особливостей найменування «документ» є те, що воно має досить твердо усталені позначення. Китайці на документ кажуть веньцзянь, японці — бунсьо, німці — уркунд, євреї — місмах, араби — васіка, на мовах хінді та урду — даставез. Більш-менш однаково говорять про документ слов'янськими, романськими та германськими групами мов, котрі сприйняли та адаптували латинське слово documentum, хоча останнім часом зустрічається й record.

Серед безлічі наукових досліджень, направлених на вивчення поняття документа, заслуговує на увагу його розуміння як головного базового терміна в терміносистемах таких наук і наукових дисциплін , як історія, джерелознавство, археографія, архівознавство, документознавство. За своїм місцем у термінологіях і за складністю розуміння суттєвих якостей означуваного їм феномена воно мало чим поступається мовознавчому терміну «слово»[21, c. 10].

У Великій Радянській енциклопедії та інших енциклопедичних виданнях документ визначався як матеріальний об'єкт, що містить інформацію для її розповсюдження в просторі та часі.

У словнику архівної термінології, підготовленому Міжнародною радою архівів і виданому в 1984р., наведено два загальноприйняті терміни:

— Документ (document) — комбінація носія та інформації, що записана на ньому, яка може використовуватися для засвідчення або усвідомлення; обособлена одиниця архіву, документального фонду.

— Документ (record) — записана інформація незалежно від форми або застосованого носія, що отримується або створюється агенцією, інститутом, організацією чи окремою особою для виконання їх статутних обов'язків або здійснення діяльності.

Досить глибоке дослідження походження терміна «документ» і подальшого розвитку його значень провів польський учений Анджей Сускі (A.Suski). На його думку, корені цього слова слід шукати в індоєвропейській прамові, яка існувала приблизно за дві тисячі років до н. є. Слово «dek» у цій мові означало жест протягнутих рук, пов'язаний із передаванням або прийманням, одержанням чогось [18, c. 22].

Німецький дослідник Гельмут Арнтц пояснює, що від слова «dek» (або «dec») походить також число «десять», оскільки на двох руках людини — 10 пальців. Звідси походить «дека...» як перша частина складного слова, що означає «десять» (наприклад: «декада — десять днів, «декатлон» — десятиборство), або «деци...», що в складних словах відповідає поняттю «десята частина» (наприклад, «дециметр» — 1/10 метра, «децилітр» — 1/10 літра.

Унаслідок чергування голосних «є» — «о» корінь «dek (dec)» змінився на «doc» у слові «doceo», що означало «вчу», «навчаю». Від нього й походить слово «documentum» або «docimentum», яке в перекладі з латини означає: «те, що вчить, є повчальним прикладом, доказом».

Уже за античних часів у юридичній практиці, як «доказ», усвідомлювалася важливість оригінальності офіційних документів, необхідність їх захисту від підробок. А от як «навчальний приклад» документ може виступати для підтвердження якогось факту в історичному творі, де його зміст виступає повчальною ілюстрацією наведеного моралізуючого висновку.

Спільнокореневими до слова «документ» є слова «доктрина» — вчення, «доктор» — учений, науковець. Саме в такому широкому значенні застосовувалося слово «documentum» у працях Цицерона та Гая Юлія Цезаря. Надалі, починаючи з середніх віків і до кінця XIX ст.., слово «документ» використовувалося для позначення будь-якого «писемного свідчення».

Вага й статус офіційного документа, як юридичного свідчення, значно підвищилися за часів феодального права, що урегульовувало взаємини членів європейського суспільства всіх рівнів, особливо у сфері володіння землею, будівлями, населеними пунктами та людьми [15, c. 16].

Відомо, що, скажімо, у російську, а відтак і в українську мову, слово «документ» прийшло за часів Петра І як запозичене з німецької й польської мов — у значенні «письмове свідчення».

1.2. Сфера використання терміна

Спільні історичні витоки виникнення службової документації й книги та наявність інших аналогій послужили поштовхом до відродження універсального поняття документ, його подальшого поглиблення й познач