Документ як знакова система

Вступ.

Розділ І. Теоретико-методологічні аспекти поняття «документ».

1.1. Поняття та сутність документу.

1.2. Різні значення поняття "документ".

Висновок до І розділу.

Розділ ІІ. Функціональна сутність поняття "документ".

2.1. Функціональне визначення поняття "документ".

2.2. Визначення документа в стандартах з діловодства та архівної справи.

2.3. Документ як "записана інформація".

Висновок до ІІ розділу.

Розділ ІІІ. Особливості документу як знакової системи.

3.1. Специфіка мовного знака. Своєрідність документу як знакової системи.

3.2. Кодування інформації та класифікація знаків.

Висновок до ІІІ розділу.

Висновки.

Список використаної літератури.


Вступ

Актуальність роботизумовлена загальною спрямованістю сучасного документознавства до використання системних підходів щодо вивчення складових документу.

У професійній діяльності фахівців сфери інформаційного обслуговування суспільства одним з найпоширеніших є поняття "документ". Про нього йдеться, коли розглядають основні процеси, з яких складається праця бібліотекаря, бібліографа, працівника науково-інформаційної установи, архіву, музею та багатьох інших.

Термін "документ" походить від індоєвропейської прамови і має спільний корінь із словами "десять", "вчу", "навчаю", "вчення", "учений". Це свідчить про початкове широке значення поняття "документ" і підтверджує правомірність повернення до нього у XX ст. в працях Поля Отле та заснованої ним Міжнародної федерації з інформації та документації (МФІД).

Поняття "документ" відображає емпіричні уявлення про документ як певну річ (матеріальний об'єкт), що містить у собі інформацію і може передавати її людині.

Існують різні значення поняття "документ", які відрізняються одне від одного обсягом і змістом поняття. Найширше значення — Документ І — це будь-який матеріальний (субстанціальний, речовинний) об'єкт, який може бути використаний для передавання інформації в суспільстві. Це значення поглинає всі інші, вужчі за обсягом поняття (за "принципом матрьошки").

Відношення між найширшим значенням поняття "документ" і вужчим за нього можна показати як дихотомічний поділ обсягу поняття "документ".

Визначення та класифікація документів набувають не тільки наукового, але й суто практичного значення. Звичайні, побутові уявлення про документ і його види виявляються недостатніми для організації діяльності інформаційних установ.

Метою дослідженняв даному випадку виступає розгляд системи документу з позиції його найменшого елементу – знаку. Мета дослідження обумовила необхідність розв’язання таких конкретних завдань:

- визначити поняття документу з позиції системи;

- проаналізувати складові системи документу;

- яке значення грає текст в документі;

- розглянути структуру документу;

- виділити та дослідити поняття знаку в системі документу.

Об’єктом дослідженнявиступає документ в знаковій системі.

Предметом роботиє системний аналіз поняття документу.

Хронологічними рамками виступають матеріали дослідження даної теми – літературні дані кінця 20-го, початку 21-го століття (1997-2009 роки):

• Швецова Г.М. Типологія документа: Навч.посібник для студентів інститутів культури /Рівн.держ. інститут культури.

• Ильюшенко М.П., Кузнєцова Г.В. Документознавство. Документ і системи документацій.

• Воробьев Г.Г. Документ: інформаційний аналіз.

• Кушнаренко Н.Н. Документознавство: Посібник – 2-е вид., доп. і пер.

Поняття "документ" у наш час є найпоширенішим у науках, що вивчають різні способи зберігання та передачі в суспільстві знання (або інформації). Існує безліч визначень документа, які зафіксували певні уявлення про те, що він собою являє.


Розділ І. Теоретико-методологічні аспекти поняття «документ»

1.1. Поняття та сутність документу

Сучасний документ, звичайно, відрізняється від документів стародавніх епох своєю стилістикою, способом написання, технікою та матеріалом виготовлення.

Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів у давнину була глина. До нас дійшли сотні тисяч клинописних текстів, які повідомляють науковцям про побут, природу, історію, науку та культуру стародавніх народів. Так, серед руїн палацу царя Атурбаніпала в Ніневії археологи відкрили декілька кімнат, в яких, здавалося, хтось звалив тисячі клинописних табличок. Після підрахунку їх виявилося близько 30 тисяч. Ця бібліотека зберегла всю історію культури та соціальних стосунків населення Шумеру та Вавилону. Вавилонцям належить і слава першодруків. Один документ розмножувався в певній кількості і розсилався за призначенням. Відомі також клинописні документи з виготовлення синтетичних каменів.

В Стародавньому є Єгипті інформацію записували на папірусі. Найбільший відсоток інформації становлять державне листування, облікові та статистичні дані величезного бюрократичного управлінського апарату – фараонів усіх династій.[13, c.11-20]

Великої популярності і поширення набуває з часом і такий матеріал для виготовлення документів, як пергамент. Пергамент, призначений для письма, - це за особливою технологією оброблена шкіра телят чи свиней. Пергаментні листи для запису інформації вперше стали використовувати у ІІ ст. до н.е.

На початку нашої ери в Китаї був винайдений папір. Китайці дуже довго тримали технологію виготовлення цього матеріалу в суворому секреті. Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів на Сході був тканини, зокрема шовк. По шовку писали чорною або червоною тушшю пензликами різної величини. Але зі збільшенням виробництва паперу шовк витіснився. Поступово і Європа в ранньому середньовіччі перейшла на папір як основний матеріал для виготовлення документів.

З удосконаленням виробництва і розповсюдження по всьому світу паперу він став найголовнішим матеріалом для виготовлення документів.

Різної щільності і фактури, папір використовувався і подекуди ще використовується у вигляді перфокарт та перфострічок, інформація на яких записується і зчитується з допомогою пристрою – перфоратора.

В сучасному діловодстві не обминули увагою і такий вид матеріалів для документування, як фотоплівка.

Документуються сьогодні видатні і важливі події на кіноплівці та магнітофонній стрічці – протокольні частини міжнародних урядових та науково-технічних контактів.[8, c.32-33]

Містким і зручним у користуванні матеріалом для виготовлення документів є комп’ютерна дискета.

Майбутнє технологій документування – у використанні природних та синтетичних матеріалів-мінералів, в першу чергу кварцу.

Входять у практику діло ведення і документи – голограми. Голограма – документ, який містить зображення, запис і відтворення якого здійснюється за допомогою лазерного променя без використання лінз. Голограма може бути пласкою та об’ємною. Голографічний документ можна зображати та відтворювати в трьох вимірах.

Різноманіття матеріалів для виготовлення документів дає змогу створювати їх для різних цілей і, відповідно, різного призначення.

Отож, документ – матеріальний об’єкт із інформацією, зафіксованого, створеного людиною певним способом для передачі її в просторі і часі (визначення дано за ДСТУ 3017-95).

Технологія діловодства ґрунтується і на результатах, отриманих в інших наукових дисциплінах та галузях знань, зокрема, архівознавстві, документній лінгвістиці, інформаційному менеджменті, історичному джерелознавстві, правознавстві, природничих дисциплінах тощо. Передусім, це стосується концептуальних рішень з питань створення управлінських документів, організації документообігу, експертизи цінності службових документів, функціонування систем електронного діловодства, забезпечення збереженості документів тощо. Зазначено, що теорія діловодства не обмежується науковими засадами реалізації технологічних процесів; існують також загальнотеоретичні проблеми класифікації, визначення складу та функцій управлінських документів, формування загальних принципів керування документацією та службою діловодства, а також проблеми загальної уніфікації діловодних процесів, що є підґрунтям для вирішення прикладних завдань діловодства з точки зору сучасних концепцій керування документацією. Сукупність наукових знань представляють також результати досліджень з історії діловодства. Це здобуті наукові факти і зроблені на їх основі формулювання закономірностей процесу розвитку діловодства, висновки щодо чинників, які впливають на нього, побудови схем періодизації історії діловодства, зміст особливостей розвитку діловодства на кожному з історичних етапів, а також інші концептуальні положення, які є складовою теоретичних знань з діловодства. Зазначено, що сукупність нагромаджених наукових знань у сфері діловодства має враховуватися під час реалізації заходів, спрямованих на уніфікацію та регламентацію організації його процесів з метою підвищення їх ефективності та оптимізації.[3, c.65]

1.2. Різні значення поняття "документ"

Аналіз рі