Проблеми класифікації документа

ВСТУП.

Розділ 1. Теоретико-методологічні аспекти розвитку класифікації документів.

1.1. Історія розвитку класифікації документів.

1.2. Поняття й принципи класифікації документів.

1.3. Ознаки загальної класифікації документів.

Розділ 2. Комплексна схема класифікації документів.

2.1. Основні ознаки класифікації.

2.2. Класифікація документів за змістом.

2.3. Класифікація документів за характером соціальної інформації.

2.4. Класифікація документів за матеріальною складовою документа.

2.5. Класифікація документів за способом документування.

2.6. Класифікація документів за обставинами існування в зовнішньому середовищі.

2.7.Типологічна класифікація документів.

Висновки.

Список використаної літератури.


ВСТУП

Актуальність теми дослідження.Зміни у політичній, економічній та соціальній сферах життя України, її інтеграція у європейське співтовариство, впровадження новітніх технологій зумовлюють необхідність реформування й удосконалення всіх напрямів інформаційного та документаційного забезпечення управління (ДЗУ), починаючи від державних органів і завершуючи низовими установами, підприємствами та організаціями.

Низка розвідок присвячена історії діловодства в Україні, однак тільки в деяких з них висвітлено окремі аспекти, пов’язані з витоками та передумовами формування сучасної вітчизняної культури діловодства. Це, зокрема, публікації І.О.Ворончук, Ю.І.Палехи, Н.С.Костинської, О.М.Загорецької, С.Г.Кулешова. Рівень сучасної технології діловодства, документаційного забезпечення менеджменту в Україні та проблеми їх удосконалення і гармонізації з міжнародними методиками керування документацією розглянуто у наукових статтях І.Є.Антоненко, Н.І.Гончарової, О.М.Загорецької, С.В.Сельченкової. Проблеми комп’ютеризації діловодства, електронного документування та електронного документообігу розглянуто в багатьох роботах, серед яких слід відзначити узагальнюючі праці А.О.Пєстрєцова, Г.Г.Асеєва, А.Л.Маньковського. Разом з тим, технологічна сторона культури діловодства та її інформатизаційний (інформаційно-технологічний) аспект не отримали належного відображення в цих публікаціях та роботах.

Теорію діловодства як певну сукупність наукових знань та складову дисциплін документологічного циклу розглядали у свої публікаціях О.М.Загорецька, С.Г.Кулешов, Н.М.Кушнаренко, М.С.Слободяник, Г.М.Швецова-Водка. Певною мірою проблеми формування таких знань під час вузівської підготовки в Україні документознавців, фахівців у межах спеціальності “Документознавство та інформаційна діяльність”, а також зарубіжний досвід навчання керуючих документацією розглядали Г.В.Власова, О.Б.Виноградова, Н.А.Гайсинюк,Н.І.Гончарова, С.Г.Кулешов, Н.М.Кушнаренко, І.С.Морозюк, І.П.Прокопенко, В.В.Терно, Л.Я.Філіппова.

Об’єкт дослідження— класифікація документів та її складові в сучасних установах України.

Предмет дослідження— проблеми класифікації документа та сучасний стан інформаційно-технологічної, організаційної та управлінської складових діловодства в установах.

Мета дослідження— аналіз сутності і складових класифікації документів та основних проблем класифікації.

Завдання дослідження:

· проаналізувати історію розвитку класифікації документів;

· дослідити поняття й принципи класифікації документів;

· розглянути ознаки загальної класифікації документів;

· дослідити комплексну схему класифікації документів.

Методи дослідження. Під час дослідження були використані такі дослідницькі методи: поняттєвого аналізу, історико-порівняльний, системного аналізу, класифікаційного та порівняльного.

Структура роботискладається зі вступу, двох розділів, висновків та списку літератури (24 найменування) та п’яти додатків.


Розділ 1.Теоретико-методологічні аспекти розвитку класифікації документів

1.1. Історія розвитку класифікації документів

Проблеми розроблення класифікації (від лат. classik — розряд, група) документів ще до кінця не вирішені. Об'єднання різних систем та підсистем документації нерідко обумовлювалося потребами практичної діяльності чи усталеністю вже розроблених класифікаційних схем.

Першою спробою класифікації документів у логічній послідовності на групи, підгрупи й більш дрібні частини був розподіл, що ґрунтувався на ознаках змісту документа, його тематиці. Тематична ознака, що лягла в основу бібліотеко-бібліографічної класифікації, у подальшому призвела до розробки М. Дьюі варіантів Десяткової класифікації. Сьогодні цією класифікацією користуються більшість бібліотек світу.

Досить цікавою спробою в класифікуванні була «Предметна класифікація», розроблена англійським ученим Джеймсом Брауном (1862—1914). Автор спробував об'єднати в одній системі предметизацію та класифікацію; у результаті механічно й досить часто навіть формально були об'єднані різнорідні за змістом та побудовою документи. Дана класифікація застосовувалась лише в країні її винахідника[7, с. 25].

Наступний поділ документів за класами з метою відображення відношень між ними проводився з урахуванням інформаційної складової документа.

Інтегруючий підхід до класифікації документів, що враховував би особливості змісту й форми, було започатковано у XX ст. одночасно з уведенням у науковий обіг понять «документ» та «документація». Перша спроба такої класифікації була здійснена П.Отле в його праці — «Трактат про документацію» (1934 р.). У трактаті були викладені основні класифікації, що враховують не тільки властивості тексту, але й характеристики форми документа, його матеріального носія[14, c. 18].

Відсутність теоретичної та методологічної бази, як вище зазначалося, не дозволило сформувати понятійний апарат і привело до кризи документації як науки. Ряд дослідників узагалі відмовилися вважати документацію наукою, розглядаючи її як метод раціоналізації наукової роботи й економії розумової праці.

Досить активно проблема класифікації документів почала розроблятися лише з кінця 1960-х — початку 1970-х років у межах інформатики, книго- та архівознавства, а у кінці 1980-х — бібліотеко- та бібліографознавства. Більшість цих підходів були обумовлені специфікою диференціації документів.

Приміром, головною ознакою ідентифікації й різниці між документами, на думку російського вченого проф. Ю.М. Столярова, є поділ документів за їх найменуванням. Без наявності найменування документи взагалі неможливо класифікувати, тобто хоча б якось в найзагальнішому вигляді впорядкувати знання про них [17, с. 96—97].

Назва — це словесне визначення предмета, явища, поняття тощо. Знання етимології (від грецького etumon — істина, основне значення, logos — слово), підкреслює вчений, дозволить установити ту первинну ознаку, яку людина хотіла виділити, надаючи документу ту чи іншу назву.

Знаходження цієї ознаки дає можливість відповісти на запитання: наскільки назва документа зв'язана з його властивостями[13, c. 54].

Отже, лише за останні роки, завдяки працям Ю.М Столярова, А.В.Соколова, Н.М. Кушнаренко, Г.М.Швецової-Водки, С.Г.Кулешова, Л.І.Драгомірової, Бездрабко В.В. з'явилася можливість створити багатоаспектну класифікацію документа з урахуванням його як інформаційної, так і матеріальної складової.

1.2. Поняття й принципи класифікації документів

Класифікування — це метод пізнання, у результаті якого створюється класифікація. Це розподіл будь-яких предметів, явищ, понять за якимись спільними ознаками з утворенням певної системи класів, підкласів (відділів, розрядів, груп тощо)[24, с. 26].

Класифікація — це система класів, певна наукова побудова, яка визначає місце того чи іншого об'єкта в системі, указує на його властивості та відмінності від інших об'єктів, установлює зв'язки між класами об'єктів[17, с. 96].

Процес поділу документів за будь-якими їх ознаками — характеристиками інформації, носієм документної інформації, властивостями, обіговими даними тощо і є процесом їх класифікування, тобто впорядкування документів.

Це, так би мовити, прості класифікації, що не мають більше одного рівня поділу, у них відсутні класифікаційні ряди. Процес диференціації тут можна назвати групуванням, а його результатом — виокремлення груп документів.

Класифікування документів — означає проведення їх упорядкування, багатогалузевий ієрархічний поділ на роди, види, підвиди та різновиди.

Для побудови класифікаційних схем застосовуються два основних методи: ієрархічний та фасетний.

Ієрархічний метод дозволяє послідовно ділити певну множину об'єктів (документів) на півмножини — підпорядковані класифікаційні угрупування, в результаті чого класифікаційна схема отримує ієрархічну побудову.

Класифікаційні моделі ієрархічного типу можуть мати необмежену місткість. їх величина буде залежати від ступенів ділення і кількості об'єктів класифікування, які можна розмістити на кожному ступені. Класифікаційні схеми можуть мати 2—3 і більше ступенів ділення.

Фасетний метод полягає в паралельному розділі множини об'єктів на незалежні класифікаційні угрупування. Використання фасе