Документознавство

7. Примірна інструкція з діловодства як нормативний документ

Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (далі - Примірна інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади (далі - установ) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи.

Примірна інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Примірної інструкції.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом та діловодства за зверненнями громадян визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

Викладені в Примірній інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в установі розроблені відповідно до положень Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, органів виконавчої влади з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

8. Нормативна та методична бази експертизи цінності документів

Експертиза цінності документів - всебічне вивчення документів з метою внесення їх до Національного архівного фонду або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів зазначеного Фонду, віднесення їх до категорії унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Фонду.

Експертиза цінності документів повинна проводитись щорічно. Відбір документів постійного й довготривалого (понад 10 років) зберігання проводиться на підставі закритих номенклатур справ з обов’язковим поаркушним переглядом справ. Підлягають вилученню із справи дублюючі примірники документів, чернетки, неоформлені копії документів, документи з тимчасовими термінами зберігання.

За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного і тривалого термінів зберігання та акти про виділення для знищення документів розгляду, що не підлягають зберіганню. Ці описи та акти підлягають схваленню експертною комісією.

Виділення документів до знищення і складання про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого термінів зберігання за цей же період. Акти підписуються особами, що проводили експертизу цінності, розглядаються на засіданні ЕК та затверджуються керівником.

9. Організаційно-розпорядча документація: види, призначення

Управлінська діяльність знаходить своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі та інші.

Документ - це діловий папір, що підтверджує який-небудь факт або право на що-небудь; це те, що офіційно засвідчує особу пред'явника; це письмові свідчення про що-небудь.

З наукової точки зору документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

Серед різних форм виконавчо-розпорядчої діяльності організацій, установ і підприємств провідне місце займає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягають у обов’язковому виконанню. Через них реалізується норми права у процесі керівництва господарським і соціально-культурним будівництвам, нормалізується нормативно-правові відносини. Іншими словами, з допомогою цих документів розв’язується важливі завдання управління.

До найбільш поширених документів цього виду належить постанови, рішення, розпорядження, вказівки, інструкції і статути.

10. Законодавчо-нормативна база діяльності служб документаційного забезпечення

В умовах формування правової держави і громадянського суспільства, широкомаштабної інформатизації державного управління гостро постає питання про необхідність упорядкування правових норм у галузі документування і організації документаційного забезпечення діяльності владних інституцій, підприємств, установ і організацій.

На даний час в Україні напрацьовано певну сукупність нормативно-правових актів з питань документостворення та організації роботи з документами. Як спеціальні закони, так і закони, присвячені різним предметним галузям, регулюють далеко не усі аспекти означеної сфери суспільного життя. Чинна нормативно-правова база документаційного забезпечення управління в Україні не у повній мірі охоплює відносини, що складаються у галузі документування інформації, документообігу та документаційного забезпечення, має прогалини, перебуває у розрізненому стані і, зважаючи на порівняно невеликий період її формування, як і все нове у суспільстві, вимагає свого вдосконалення. На підставі вивчення нами даного питання, на нашу думку, достатніх підстав вважати зазначену сукупність актів системою немає, на базі цієї сукупності система лише починає формуватися. Пoки-що відсутній той правовий стержень, у відповідність з яким би ця система приводилася, на основі якого вона б базувалася. Тобто, документаційне забезпечення управління потребує комплексного відпрацювання правових основ свого функціювання. З цього випливає доцільність і необхідність прийняття Закону України “Про документаційне забезпечення управління” як спеціального систематизуючого законодавчого акту.

На відміну від діловодства документаційне забезпечення управління охоплює всі системи управлінської документації з різними носіями інформації. У реалізації документаційного забезпечення управління значно посилюється його інформаційно-технологічна складова, пов'язана з активним впровадженням в управління новітніх інформаційних технологій. У зв'язку з цим зростають потреби в інтенсивній інтелектуалізації кадрового потенціалу документаційного забезпечення управління, створення організаційної системи, здатної ефективно забезпечувати проведення державної політики у даній сфері. В існуючій в даний час системі державного управління у сфері архівної справи та діловодства склалася значна диспропорція між двома групами повноважень на користь архівної справи, з явно вираженою непріоритетністю повноважень у галузі документостворення та організації роботи з документами.


32. Архіви - специфічна інформаційна система

Архівна система – це сукупність основоположних принципів організації архівної справи, способів і технологій її ведення, що забезпечують цілісність та скоординованість функціонування архівної галузі. Попри загальні спільні риси та ознаки архівна система має конкретно-історичне значення і є похідною від суспільно-державного ладу, політичного устрою, національно-культурних традицій тієї чи іншої держави, регулюється відповідними законодавчими актами і функціонує в її правовому полі. Таке трактування архівної системи відрізняється від підходів радянського архівознавства, за яким архівні системи поділялися на соціалістичні та буржуазні, оцінювалися з класово-партійних позицій.

Осмислення суті архівної системи дає можливість засвоїти її особливості, співставити сильні й слабкі сторони, глибше вникнути в тенденції і перспективи розвитку архівної галузі, тобто суспільної сфери, безпосередньо пов'язаної із зберіганням історичної пам'яті народу, збиранням, зберіганням і використанням документально-інформаційних ресурсів країни. Діяльність цієї, як і інших, сфери суспільного життя регулюється законодавством і має правовий характер.

Важливе місце в системі архівних установ належить галузевим державним архівам, що забезпечують облік та зберігання науково-технічних, геологічних, метеорологічних, картографічних та інших спеціальних видів архівних документів, які потребують особливих умов зберігання та використання. Статус державних галузевих архівів дістали архіви Міністерства оборони України, Міністерства внутрішніх справ України, Служби безпеки України, Державного комітету України по гідрометеорології, Державного картографогеодезичного фонду України, документи яких мають певну специфіку.

33. Архівознавство як наукова і навчальна дисципліна

Серед галузей науки і навчальних дисциплін гуманітарного циклу, роль і значення нині яких неухильно зростає, одне з чільних місць посідає архівознавство тобто система наукових знань про архіви, архівну справу, її історію, теорію і практику.

Все, що пов'язане з діяльністю архівів, їхніх органів управління, називають архівною справою, під якою розуміють галузь життєдіяльності суспільства, яка охоплює наукові, культурологічні, правові й техніко-економічні умови відбору, експертизи цінності, опрацювання, зберігання архівних документів та організацію користування ними.

Архівознавство – це наукова система, яка вивчає історію, теорію і практику архівної справи, її правові та економічні засади, архівний менеджмент та інформаційні системи, принципи формування і використання архівного фонду, технологію зберігання та реставрації документів.

З цього означення архівознавства як наукової системи випливає його суть як навчальної дисципліни, що висвітлює й вивчає історію, теорію і практику архівної справи.

Як кожна наука і навчальна дисципліна, архівознавство має свій предмет, об'єкт і методи дослідження. Предметом архівознавства є тенденції та закономірності становлення й розвитку архівної справи, наукові принципи роботи з документами, експертизу їхньої цінності, класифікації, відбору для зберігання, технології опрацювання і організації користування документами. Теоретичне осмислення цих проблем, вироблення методик їхнього вирішення є головним завданням архівознавства.

Об'єктами архівознавства є система архівних установ, документальні ресурси на паперових та інших носіях, органи управління архівами, науково-дослідні заклади. Серед об'єктів архівознавства чільне місце займають комплекси архівних документів, фонди, фондів. Архівні документи відбирають, оцінюють, обліковують, описують, зберігають і використовують як інформаційний об'єкт. Об'єктом українського архівознавства є також архівна україніка, під якою розуміють документальну спадщину українського народу, що відклалася у вітчизняних і зарубіжних архівах, музеях та бібліотеках.

З пріоритетних об'єктів архівознавства випливає його основна функція – розробляти теорію і методику комплектування, обліку, зберігання документів та інформування про них.

34. Архівознавче термінознавство

Брак упорядкованої, унормованої і кодифікованої сучасної архівної термінології став особливо відчутним при розгортанні нормотворчої роботи в галузі архівної справи, яка є складовою частиною реформування архівної системи згідно з Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи". Навіть розроблення самого Закону (в якому, до речі, застосовано понад 70 архівних термінів) ускладнювалося через термінологічні проблеми, оскільки, як відомо, будь-який нормативний акт має спиратися на чіткі, однозначні поняття й терміни.

Усі ці обставини сприяють визнанню термінознавчих розвідок пріоритетними архівознавчими дослідженнями. Архівознавче термінознавство - нова наукова дисципліна в рамках архівознавства, предметом якої є виявлення та описування норми архівної термінології (кодифікація), дотримання цієї норми, розвиток та вдосконалення (нормалізація) термінології на основі дослідження її історії й теорії. Основним засобом кодифікації та внормування термінології є термінографічна діяльність, тобто розробка різного виду термінологічних словників.


35. Вплив діловодства на характер формування архівів

Організаційна побудова служби діловодства залежить від: дотримання умов її створення, зокрема через оптимальне поєднання централізації управління з діяльністю первинних підрозділів, чітке визначення обов'язків, прав та відповідальності працівників, максимальне пристосування служби діловодства до роботи інших підрозділів; розв’язання проблем функціонування, в тому числі визначення ролі служби діловодства в загальній структурі організації, укомплектування служби висококваліфікованими документознавцями, забезпечення наявності єдиного пакету нормативно-правових, розпорядчих і організаційних документів, створення умов досконалої організації діловодства в установі; дотримання основних принципів діяльності, в тому числі принципів єдності розпоряджень і персональної відповідальності, принципів діапазону контролю, чіткого розмежування функцій, пропорційності, гнучкості та економічності; з’ясування можливих причин перебудови служби, що можуть бути викликані змінами в структурі і штатній чисельності, обсягах виконуваних робіт, структурі документообігу, інформаційних технологіях, а також у принципах побудови діяльності апарату управління. Перебудовуючи роботу служби діловодства, необхідно визначити основні цілі і завдання щодо впровадження цілісної системи документаційного забезпечення управління, забезпечити її розвиток на основі інтеграції функцій працівників, удосконалення системи їх підготовки і підвищення кваліфікації.


36. Державні архіви й організаційно-методичне керівництво архівними підрозділами установ

На основі результатів наукових досліджень, вивчення і узагальнення практичного досвіду діяльності архіви проводять методичну роботу, спрямовану на створення і впровадження найдоцільніших прийомів і методів конкретних робіт. Методична робота архівів полягає у розробленні і вдосконалюванні методів проведення архівних робіт та впровадження їх у практику.

Основними формами методичної роботи є розроблення актуальних питань методики архівної справи, підготовка на цій основі інструкцій, рекомендацій та інших методичних посібників; впровадження розроблених документів у практичну діяльність архівних установ; обговорення і вирішення методичних питань, що виникли під час роботи, на засіданнях методичних рад, комісій, методичних нарадах; вивчення і узагальнення передового досвіду роботи у галузі архівної справи та документознавства, його поширення шляхом підготовки оглядів та статей для публікації на сторінках архівознавчих періодичних видань, доповідей та повідомлень на конференціях, нарадах, семінарах; надання методичної допомоги працівникам архівних установ, діловодних служб інших організацій, відомчих архівів. До методичної роботи відносять і складання номенклатур справ і схем систематизації, історичних довідок про фонди і огляди робіт, підготовку повідомлень щодо методичних питань, складу документів для співробітників архівних установ. Методичне керівництво роботою у архівах здійснюють директори архівів, їхні заступники, завідувачі відділів, методисти, інформатори.

Важливу роль у розробленні актуальних науково-методичних проблем та в практичному удосконаленні методів архівних робіт відіграють центральні державні архіви, де зосереджено не тільки найцінніші комплекси документів загальнодержавного значення, але й зібрано висококваліфіковані досвідчені наукові кадри. Завдяки цьому ЦДА є науково-методичними центрами в галузі архівної справи. Заслуговує уваги в цьому контексті досвід роботи Науково-методичного кабінету архівознавства та спеціальних історичних дисциплін ЦДІАЛ України, котрий виник на базі постійнодіючого архівознавчого семінару й досі залишається єдиним у Європі. Наукову концепцію кабінету, сформульовану акад. І.П.Крип'якевичем на початку 70-х років, в основному було втілено у кінці 1985 р. Нині на базі кабінету проводяться науково-практичні конференції, методичні семінари, заняття зі студентами і школярами тощо.

Державні архіви Автономної Республіки Крим та областей є в свою чергу регіональними науково-методичними центрами. Вони надають методичну і консультативну допомогу міським та районним архівам, установам, організаціям, навчальним закладам з питань архівної справи. На базі державних архівів областей проводять, зокрема, курси для завідувачів архівними відділами райдержадміністрацій, держміськархівів (ДА Кіровоградської області), укладають методичні посібники для працівників державних і відомчих архівів області (ДА Чернівецької обл.), розробляють інструкції щодо комплектування архівних відділів райвиконкомів, міських архівів документами особового походження та наукового описання цих документів (ДА Хмельницької обл.), проводять співпрацю з середніми та вищими навчальними закладами (ДА Закарпатської, Тернопільської, Хмельницької обл., Автономної Республіки Крим та ін.).

Найпоширенішою формою методичної роботи є підготовка різних типів вузькогалузевих прикладних методичних посібників, які створюють державні архіви на основі нормативних і методичних документів Головархіву України, наукових розробок УДНДІАСД та інших архівних установ за окремими напрямами і видами робіт. У цих виданнях конкретизуються загальні методичні положення і визначаються особливості роботи відповідно до специфіки профільних для архіву документів з урахуванням наявного досвіду роботи.

37. Джерела комплектування державних архівів

Відомчий архів комплектують усіма видами документів на всіх можливих носіях:

– документи на паперовій основі передають із структурних ідрозділів організації до відомчого архіву через 2 роки після закінчення їх у діловодстві у впорядкованому стані за описами встановленого Головархівом України зразка;

– науково-технічну документацію передають одразу після затвердження і в порядку, встановленому державними стандартами України; кіно-, фото-, фоно-, відеодокументацію передають з виробничих підрозділів одразу після завершення її виробництва.

Безпосередня організація комплектування архіву починається з визначення джерел його комплектування – укладання списків установ, організацій і підприємств, документи яких підлягають (список № 1) і не підлягають (список № 2) переданню на зберігання. До списку № 1 відносяться установи і організації так званого вибіркового приймання. Він буває двох видів:

– з численних однорідних інституцій відбирають на зберігання одну або кілька, щоб представити їхню різноманітність. Наприклад, серед кількох сотень шкіл на території області до списку № 1 обов'язкового прийому відбирають по 1-2 школи загальноосвітні, і 1-2 – зі спеціалізованих (восьмирічні, одинад-цятирічні, глухих, сліпих, розумово відсталих, дітей-інвалідів тощо);

– з численних однорідних інституцій однієї системи відбирають на зберігання один чи кілька видів основних документів, які включають до опису фонду вищої організації. Наприклад, від лісгоспзагів (список № 2) у фонді обллісгоспзагу приймають лише їхні річні звіти. Списки № 1 і № 2 укладають відповідно до настанов, викладених у “Методичних рекомендаціях по визначенню джерел комплектування державних архівів” (К., 1992). Ці списки розглядаються на засіданні ЕПК і затверджуються директором державного архіву. Їхня внутрішня структура відповідає структурі органів державної влади, місцевого самоврядування, переліку галузей народного господарства, науки і культури. Всередині галузі установи розміщуються в логічній послідовності за групами установ і організацій однієї підпорядкованості.

Організацію комплектування здійснюють безпосередньо державні архіви.

38. Довідковий апарат державних архівів: структура, зміст, завдання

Широке оприлюднення, ефективне використання документної інформації, і взагалі – актуалізація інформаційних ресурсів Національного архівного фонду України реалізуються через систему довідкового апарату до документів державних архівів, тобто комплексу взаємопов'язаних, створених на єдиних методологічних і методичних засадах архівних довідників, зокрема електронних.

Систему довідкового апарату побудовано відповідно до структури Національного архівного фонду. Архівні довідники містять відомості про склад і зміст документів на рівні:

· НАФ України в цілому (центральний фондовий каталог, загальнодержавні міжархівні довідники про склад і зміст документів НАФ);

· державного архіву (путівник, фондовий каталог, систематичний каталог, міжфондовий покажчик, тематичний огляд);

· архівного фонду (опис, огляд фонду, каталог);

· одиниці зберігання (каталог).

Кожен тип довідника має свої види й різновиди відповідно до цільового призначення, об'єкта, аспекту описування й міри деталізації інформації.

Архівний опис як довідник забезпечує повну інформацію про склад і зміст документів певного документального комплексу (фонду, його структурної частини, об'єднаного архівного фонду, колекції) на рівні одиниці зберігання.

Архівний каталог (систематичний, предметно-тематичний, з історії установ, з історії адміністративно-територіального поділу, іменний, географічний, документів з особового складу тощо) складається незалежно від фондової належності на будь-який комплекс документів. Вторинна документна інформація представлена в каталогах у вигляді описових статей на одиниці описування.

Путівник (міжархівний, за фондами архіву, тематичний за фондами архіву тощо) подає характеристики фондів (документів) залежно від об'єкта описування (архіви, архів, група фондів, фонд, частина фонду/колекції, документ).

Покажчик (тематичний, предметний, географічний, іменний, хронологічний) містить перелік назв і предметів чи явищ, які згадуються в архівних документах, із зазначенням пошукових даних цих документів.

Огляд (тематичний, пофондовий, міжфондовий) включає систематизовані відомості про склад і зміст окремих комплексів документів з джерелознавчим аналізом їх і призначається для інформації про характер і значення цих документів.

Нинішній склад і зміст архівних зібрань України розкривають понад 150 томів довідників різних типів і видів, опублікованих переважно в 1960 –1980-х рр.

Нині систему довідкового апарату державних архівів України становлять:

· центральний фондовий каталог (представлено 180 668 фондів);

· описи (майже 330 тис. одиниць);

· каталоги державних архівів (понад 1 млн тематичних карток, що розкривають зміст 10% фондів і колекцій НАФ на рівні подокументного описування); представлено також майже 1 млн фото-, понад 50 тис. кіно-, 50 тис. фоно- і майже 1 тис. відеодокументів;

· огляди архівних фондів (600 тематичних і пофондових оглядів, з яких бл. 200 опубліковано в різних часописах та окремими виданнями).

39. Еволюція архівів та періодизація їх історії

Історія архівної справи в Україні невіддільна від світової історії зародження і розвитку зарубіжних архівів, формування іноземних архівних систем, генези світової архівознавчої думки. Перші свідчення про існування архівів як місць зберігання документів пов'язані з тими регіонами, де виникла держава і з'явилася писемність, – цивілізаціями стародавнього Сходу і античного світу. Залишки найдавніших архівів виявлено на території державних утворень Передньої Азії – Вавілонії, Ассирії та ін. Останнім часом об'єктом особливої уваги світової архівістики стали історія писемності, діловодства і зберігання документів у стародавніх країнах: Єгипті, Греції, Римі, Індії, Китаї. Архівна справа в Україні в контексті світової архівної системи заслуговує дослідницького зацікавлення. Вивчення конкретних умов розвитку архівної галузі дає змогу здійснити порівняльний аналіз еволюції архівів різних епох та історико-географічних регіонів, з'ясувати безпосередній вплив рівня культурного розвитку на діловодство та архівну справу.

Архівна справа в Україні взаємопов'язана з історією державних установ, громадських об'єднань і рухів. Зміни в адміністративно-політичному і адміністративно-територіальному устрої впливали на становище архівів та організацію архівної справи. Адміністративно-політичний устрій обумовив особливості історії формування та функціонування мережі архівів різних регіонів України (Лівобережжя, Правобережжя, західні та південні регіони), які перебували у складі Литви, Польщі, Росії та Австро-Угорщини.

Історія архівів та архівної справи в Україні починається з утвердженням державності на її території. Найдавніші писемні документи – грамоти періоду Київської Русі – виникали як результат взаємовідносин між великим князем і його васалами, між окремими феодалами. Грамоти закріплювали права на власність і привілеї. “Повість минулих літ” згадує русичів, які служили в Греції і писали заповіти на успадкування майна. Документи, які засвідчували права успадкування, відображали діяльність землевласників, збиралися і зберігалися у дружинників і бояр.

У 14-16 ст. українські землі Волині, Поділля, Київщини, Чернігово-Сіверщини опинилися під владою Великого князівства Литовського (ВКЛ), яке успадкувало і давньоукраїнські архівні традиції. Литовська доба залишила величезні і багаті архіви центральних та місцевих установ. Особливістю державного устрою ВКЛ було зосередження центрального управління в руках великого князя. З великокнязівської канцелярії, яка мала загальнодержавний характер, виходили документи, що регламентували життя на території ВКЛ: господарство, фінанси, військову справу, суд, зносини з іншими державами.

Крім архівів центральних установ ВКЛ, а згодом Речі Посполитої, існували місцеві архіви, оскільки місцевій владі належала важлива роль в управлінні внутрішніми справами.

Початок українського Державного архіву (термін “державний архів України” використав відомий український історик Іван Крип'якевич1) дослідники пов'язують з зародженням козацтва, формуванням Запорозької Січі і виникненням козацького управління.

У 18 ст., крім канцелярії гетьманського уряду, існували й інші вищі урядові інституції Гетьманщини – Генеральна скарбова канцелярія (генеральний підскарбій відав і архівом), генеральний суд, при якому було своє діловедення і архів. При канцелярії генерального обозного, який відав артилерією, також формувався архів (частина документального зібрання канцелярії генеральної артилерії зберігається нині в ЦДІАК України, ф. 1641). У 1722 р. за наказом Петра І було запроваджено правління Малоросійської колегії, яка перебувала в Глухові і підлягала Сенатові. Внаслідок діяльності цих центральних установ відклалися величезні архівні фонди. Архівні документи, які збереглися до цього часу, подають цінні відомості про історію архівної справи доби Гетьманщини.

З ліквідацією автономії України та введенням загальноросійського адміністративного устрою історія українських архівів тісно пов'язана з архівним будівництвом у Російській імперії.

Поворотним рубежем в історії архівної справи в Україні стала Українська революція 1917-1920 рр., відновлення Української держави.

Зі встановленням радянської влади в Україні архівне будівництво здійснювалося за декретом РНК РРФСР “Про реорганізацію і централізацію архівної справи” (1918 р.).

Ідея централізації управління архівною справою, її одержавлення відповідали схемі централізації та ідеологізації всього суспільного життя.

40. Експертиза цінності документів та комплектування державних архівів

Експертиза цінності документів та комплектування архівів є найвідповідальнішими ланками архівної діяльності. Від якості експертизи цінності, роботи з реальними та потенційними фондоутворювачами, комплектування архівів повноцінними документами залежить формування НАФ України.

Під експертизою цінності розуміють визначення експертними комісіями наукового, історико-культурного та практичного значення документів. Її основними завданнями є:

а) визначення по кожній установі складу документів, що мають науково-пізнавальну та історико-культурну цінність і підлягають постійному, довготривалому (понад 10 років) і тимчасовому (до 10 років) зберіганню;

б) визначення складу документів, що відповідають профілю даного державного архіву;

в) забезпечення повноти складу документів кожного фонду зокрема і архіву в цілому.

До документів постійного зберігання відносять такі, що відображають основні напрями та підсумки діяльності установи, її управлінську, контрольну, виробничу, наукову, навчальну, фінансову та інші функції. До них належать накази з основної діяльності, протоколи засідань колегіальних органів і виробничих нарад, плани, звіти, аналітичні матеріали тощо.

Проведення експертизи цінності документів вимагає дотримання принципів об'єктивності, історизму, всебічності, комплексності. Принцип об'єктивності передбачає оцінку документів з врахуванням їх змісту, автентичності, значущості авторів або фондоутворювачів, юридичної сили документів та їх оригінальності, часу і місця створення, повторюваності інформації. Принцип історизму орієнтує на вивчення явищ, подій, процесів, відображених у документах, в історичному розвитку з урахуванням умов і особливостей того періоду, коли вони виникли. Принцип всебічності забезпечує визначення цінності документів з точки зору будь-якого споживача інформації. Принцип комплексності передбачає визначення цінності кожного окремого документа в групі документів, складовою і невід'ємною частиною яких він є. Застосування вказаних принципів експертизи цінності документів дозволяє відтворити історичні умови створення документації, встановити її науково-історичне та суспільне значення.

41. Законодавчо-нормативне регулювання діяльності архівних установ України

В Україні діє система архівних установ, яка здійснює свої функції відповідно до Закону України «Про національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993 р. в редакції від 13 грудня 2001 р. До неї входять: Державний комітет архівів України; центральні та галузеві державні архіви; державні архівні установи АРК; місцеві державні архівні установи; архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв і бібліотек; архівні підрозділи органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій; архівні підрозділи об'єднань громадян, релігійних організацій, а також підприємств, установ і організацій, заснованих на приватній формі власності; архівні установи, засновані фізичними особами; науково-дослідні установи, а також підприємства й організації у сфері архівної справи.

Центральним органом виконавчої влади, що здійснює управління архівною справою та несе відповідальність за її стан і подальший розвиток, є Державний комітет архівів України, який здійснює контроль і нормативно-методичне забезпечення ведення діловодства й архівної справи.

42. Класифікація архівних документів

Групування документів починається із виявлення їх зовнішньої подібності, тобто без з'ясування належності об'єкта як цілісності до тієї чи іншої якісної визначеності [8,с.177]. Порівняння та аналогії екстернальних атрибутів документа хоча визначають його місце з-поміж собі подібних, утім, не дозволяють установити їх взаємозв'язок на рівні генетичних, структурних, функціональних ознак тощо.

Розкриття внутрішньої структури документа як усієї сукупності об'єктів і, разом з цим, кожного з них, відбувається на вісі тотожність - відмінність. Такий метод наукового пізнання, який дозволяє бачити міждокументні взаємозв'язки в просторово-синхронній, часово-діахронній системі координат називається типологізацією [8,с.177-178].

У гносеологічному плані поняття "тип документу" (рід-вид; підтипи-підроди-підвиди) є науковою абстракцією, адекватно не відображеною в об'єктивній дійсності і, отже, таким, яке здатне слугувати логічним засобом у процесі пізнання конкретного джерела інформації, а в онтологічному - цей продукт мислення багаторазово виявляє себе в одиничному, узагальнюючи його.

Виявлення принципової різниці між основами документів при умові їх морфологічної однорідності, всебічного опису одно- і різноподібних за формою - це все суть типологічної процедури. Документ, конкретизуючись у межах власної цілісності, представляє конкретний тип документу, як уривок власної зовнішньої форми і структури змісту.

Для розкриття типологічної структури документу застосовуються дедуктивний (дедуктивно-індуктивний) та індуктивний (індуктивно-дедуктивний) підходи, які дозволяють, рухаючись від загальних з'ясувань щодо типу документа до конкретних, і, навпаки, визначитися з сутністю його конструкції, її природою, видозмінами залежно від особливостей функціонування як комунікативного засобу.

Типологізація документу не може бути одномірною, оскільки її метою є не тільки поділ документів на певні типи, але й встановлення ступеню належності об'єктів до цих типів, міри їхньої подібності з іншими типами [8,с.182]. Таксономічні ряди, що вибудовуються внаслідок типологізації документів є внутрішньо рухомі, змінні за складом, а, отже, й за внутрішніми полями, обсягом змісту. Субпідрядність, співвідношення, кількість зразків документів у межах одного типу (вертикальні зв'язки) чи різнотипності (горизонтальні зв'язки) є плинними у часі та просторі через опредметнення інноваційних перетворень у сфері комунікативної діяльності соціуму, змін умов функціонування документно-комунікаційних структур.

Можливості варіювати при створенні типологічних схем документів лише упродовж останньої чверті ХХ ст. запропонували науковій спільноті нові їх зразки за т. зв. "систематичними категоріями" (за А.Соковою), "галузями людської діяльності", базовими, інфраструктурними, дисциплінарними системами документації (за С.Кулешовим) тощо у виконанні відомих науковців [9,с.130-133]. Спільним для всього багатоманіття критеріїв типізації є вектор її розгортання - спрямованість на об'єднання документів у типові групи.

Типологізація документів супроводжується їх систематизацією, тобто групуванням за кількісними, зовнішніми характеристиками типів документів, приведенням їх до певної системи [2,с.236]. Цей вид технології впорядкування документів базується на їх подібності в межах одного типу, роду, виду та ін., що визначається шляхом з'ясування наявності в них певних загальних рис, виявлення ких відбувається паралельно зі з'ясуванням відмінностей між ними. Реалізація принципу системності в нашому випадку в онтологічному плані протікає біполярно: в напрямку основи ієрархії та складових системи задля виведення об'єктивної системи основи документів і в напрямку "вершини" ієрархії - суб'єктивного документального фрагменту як складової системи.

Отже, первинне групування документів відбувається шляхом констатації документа як факту, явища, визначення абсолютної чи порівняльної цінності його для інформаційного простору. Типологізація документів розгортається на основі поверхневих генетичних зв'язків між ними, що аргументуються й інтерпретуються в межах логічних реляцій. І лише класифікація акцентує увагу на причинно-наслідкових зв'язках між змістом і формою, умовами існування різнотипних документів, поясненні обставин функціонування, і їх самих як вияву багатьох часово-просторових пластів дійсності, які діалогізують між собою.

43. Основні принципи класифікації архівних документів

Класифікація документів не тільки сприяє вибудові схеми правильної послідовності, зумовленої ієрархічності, похідної вторинності, але й глибокому проникненню у взамозв'язки між інформаційними, матеріальними складовими документів на рівні структура-структура, структура-зміст, зміст-зміст, обставин їх побутування у зовнішньому просторі тощо. Класифікувати документи треба орієнтуючись не на розмежувальні лінії між різнотипними об'єктами, а, навпаки, на ті, що їх пов'язують (за Б.Кедровим) [11,с.283].

Якщо типологізація протікає шляхом об'єднання документів в однотипні групи (за походженням, узагальненням інформації, шляхом документування тощо), то класифікація переслідує обернену мету. Їх пізнання завдяки класифікації відбувається шляхом дроблення загального об'єкту на скінченне число гносеологічних частковостей, що не претендують на вичерпну однину "прочитання" і сприйняття. Тому поступово у проведенні класифікування документів окреслюються спочатку помітні риси внутрішньої документної диференціації, а згодом - зовнішньої міждокументної інтеграції з подібними і неподібними документами. Це різнить у відмінностях і єднає у подібностях типологізацію та класифікацію документів.

Практика класифікування запропонувала різні схеми поділу документів. Історія їх творення доводить, що методичні акценти вибудови їх схем зміщувалися залежно від теоретико-методологічних шукань, потреб розвитку історичної науки із зовнішніх ознак документа на внутрішні, загального на особливе, цілого на структури, опису на аналіз.

В архівознавстві специфіка розподілу документів, включаючи процеси індексного групування, типологізації, систематизації, класифікації зумовлена характером джерел, особливостями їх зберігання, пошуку та видачі дослідникам [6,с.45]. Особливістю класифікації документів в архівній справі є те, що вона здійснюється в межах архіву та архівного фонду. Основним організаційним правилом її здійснення у першому випадку є неподільність, збереження цілісності фонду, а документи, що йому належать, мусять мати спільне походження, однорідність змісту, історичні, логічні взаємозв'язки [12,с.141].

В основі процесу класифікації справ фонду можуть лежати один або декілька скодифікованих комунікаційних розв'язків означень документів. До класифікаційних ознак належать структурна, хронологічна, галузева (функціональна, тематична), номінальна, географічна та ін. [12,с.150]. У кожному конкретному випадку визначаться набір ознак, головних і другорядних, за якими й проводиться класифікація документу. Вибір залежить від дослідницьких цілей та методів, які необхідні для їх досягнення, своєрідності вивчення, характеру діяльності фондоутворювача, складом і змістом документів. Все це зумовлює схеми класифікацій, як от структурно-хронологічна або хронологічно-структурна, галузево-хронологічна або хронологічно-галузева, функціонально-хронологічна або хронологічно-функціональна та ін.

44. Описання архівних документів: теорія, методика і практика

Вміння описувати архівні документи, обліковувати їх та складати архівні довідники є головним професійним обов'язком архівіста і показником його фахової компетенції. Існує думка, що не меншу користь історії, науці приносять ті, хто виконує описи фондів, як і ті, хто готує публікації на основі невідомих документів.

Серед процесів архівної діяльності описуванню належать дуже важливі функції.

Описування є важливою ланкою у технологічному циклі організації архівних документів для їхнього зберігання і користування ними. Описування завершує стадію систематизації документів, створює основу для їх науково-технічного опрацювання, обліку та зберігання і починає новий етап – організації НДА архіву.

Таким чином, описування є серцевиною архівної роботи, в якій сфокусовано закріплення організованих систем документів та їх ідентифікація; проведення облікових робіт і забезпечення контрольно-охоронних завдань (функцій); створення систем фізичного та інтелектуального доступу до архівних документів та інформації, що міститься в них. Описування архівних документів – не технічна робота, якою вона може здаватися на перший погляд. Це важлива наукова робота, від якості якої залежить і надійність охорони документів, і ефективність використання їхньої інформації.

Для характеристики архівного описування можна виділити такі головні аспекти, що визначають суть цього процесу, а саме:

1) метою архівного описування є створення точних, адекватних відображень архівних документів, які б допомогли користувачеві з мінімальною сторонньою допомогою зрозуміти їхній зміст і визначити місцезнаходження;

2) для ідентифікації об'єкта описування необхідно відібрати найголовніші його характеристики, щоб з їх допомогою розкрити зміст документів;

3) характеристики документів мають бути викладеними в описовій статті, яка і буде представляти (презентувати) документну інформацію.

45. Система архівних установ в Україні

З архівною системою тісно пов'язане поняття “система архівних установ”. Під системою архівних установ розуміють сукупність архівів, інших установ, структурних підрозділів, що забезпечують формування НАФ, його зберігання, здійснюють науково-дослідні, інформаційно-довідкові та управлінські функції в архівній справі, незалежно від форм власності. Діяльність кожного з суб'єктів системи архівних установ регулюється законодавством, підзаконними нормативними актами, відповідними правилами та інструкціями.

Сучасне архівознавство не ототожнює систему і мережу архівних установ. Мережа архівних установ – це структурна основа архівної галузі, до якої входять архіви, архівні підрозділи міністерств, відомств, підприємств, організацій та громадських об'єднань, що здійснюють постійне чи тимчасове зберігання документів. До установ галузі належать і органи управління архівною справою, науково-дослідні інституції, спеціалізовані бібліотеки, професійно-освітні центри, видавництва тощо. Мережа архівних установ у їхніх вертикально-горизонтальних зв'язках разом з органами управління та іншими структурами галузі складають систему архівних установ. Згідно зі ст. 6 Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи” в нашій державі функціонує досить струнка система архівних установ. Провідне місце в ній займають центральні державні архіви, що комплектують, зберігають і забезпечують користування документами тієї частини НАФ, яка становить державну власність та найбільшу історичну цінність. Перед тим, як дати їм стислу характеристику, необхідно підкреслити, що державні архіви класифікують на центральні та місцеві (обласні, міські, районні). Залежно від характеру зберігання документів їх поділяють на: а) архіви для постійного зберігання документів (центральні та місцеві); б) архіви для тимчасового зберігання документів (тобто ті, що після закінчення встановленого терміну зберігання документів передають їх у профільні архіви чи знищують згідно встановлених правил).

Важливе місце в системі архівних установ належить галузевим державним архівам, що забезпечують облік та зберігання науково-технічних, геологічних, метеорологічних, картографічних та інших спеціальних видів архівних документів, які потребують особливих умов зберігання та використання. Статус державних галузевих архівів дістали архіви Міністерства оборони України, Міністерства внутрішніх справ України, Служби безпеки України, Державного комітету України по гідрометеорології, Державного картографо-геодезичного фонду України, документи яких мають певну специфіку.

46.Становлення архівознавства як наукової дисципліни

Архівознавство – це наукова система, яка вивчає історію, теорію і практику архівної справи, її правові та економічні засади, архівний менеджмент та інформаційні системи, принципи формування і використання архівного фонду, технологію зберігання та реставрації документів.

З цього означення архівознавства як наукової системи випливає його суть як навчальної дисципліни, що висвітлює й вивчає історію, теорію і практику архівної справи.

Архівознавство стало наукою завдяки тому, що спирається на загальнонаукові і специфічні методи дослідження. Сукупність цих методів і основоположних принципів науковості, історизму, об'єктивності та всебічності становить методологічну основу архівознавства. Розглянемо докладніше основні методи та принципи архівознавчого дослідження. Його підґрунтям є загальна теорія історичного пізнання, що користується універсальними методами наукового аналізу і синтезу, які дозволяють досліджувати структуру архівного фонду, аналізувати всі його елементи, ідентифікувати документи. Водночас за допомогою синтезу роблять узагальнюючі висновки і теоретичні викладки.

Пріоритетним методом архівознавства є історичний, який разом з логічним уможливлює ґрунтовне дослідження витоків і розвитку архівної справи, виявлення основних етапів формування архівної системи, виокремлення внеску провідних архівістів в архівну науку і практику, аналіз впливу конкретно-історичних чинників на стан і характер архівної галузі.

Важливу роль відіграють ретроспективний та порівняльний методи. Перший дає змогу відштовхнутися від сьогодення і поступово зануритися у архівну минувшину, виділяючи при цьому найхарактерніші риси і тенденції для кожного етапу архівного будівництва, закономірності розвитку архівознавчої думки. Завдяки другому вдається реально порівняти нові і старі знання, архівні технології, виявити приріст наукових знань і прогресивні методики опрацювання архівних фондів, модернізацію технологій їхнього зберігання і використання.

Архівознавство в Україні має давню традицію, але трансформація архівознавчих знань у науку відбувалася в середині та 2-й половині 19 ст. Цей процес проходив майже одночасно на українських землях, які були в складі Російської та Австро-Угорської імперій. Історія українського архівознавства тісно пов'язана з традиціями Києво-Могилянської академії, університету Святого Володимира та Київської археографічної комісії (1843-1921 р.), київської, харківської та львівської наукових історичних шкіл. Збирання давніх актів, підготовка і публікація “Архива Юго-Западной России” (1858-1914 р.), “Актов, относящихся к истории Западной России” (1844-1853 р.) супроводжувалися розробленням теоретичних та методологічних питань архівістики. Наголос було зроблено на джерелознавчі та археографічні аспекти архівної справи. Відпрацьовувалися методики пошуку, відбору, оцінки, описування давніх актів, принципів їх публікацій, вироблялися підходи до понятійно-категоріального апарату архівознавства. Біля витоків української архівістики стояли таки видатні вчені, як М. Максимович – перший ректор Київського університету, М. Костомаров, П. Куліш, О. Левицький, М. Іванишев, М. Владимирський-Буданов, В. Антонович та ін.

47. Схема зв'язків архівознавства з науковими дисциплінами

Коло дисциплін з якими пов’язана наука, бо організація документів, їх збереження, використання, створення науково-довідкового апарата вимагають знань тих галузей людської діяльності в результаті якої вони виникли.

Архівознавство впирається на досягнення історичної науки, історії, природознавства і техніки і джерелами допоміжних дисциплін: документознавства, інформатики, математики, фізики, хімії, біології, кібернетики. Вони використовують з метою забезпечення оптимальних умов зберігання документів, реставрації, консервації, мініатюризації.

79. Нормативно-методична база діловодства в Україні

Розбудова нормативно-правової та методичної бази організації діловодства в незалежній Україні, гармонізація її з міжнародними нормативними документами з керування документацією, впровадження комп’ютерного діловодства та перспективи реалізації електронного документообігу у вітчизняних установах, започаткування всезбільшуваної вузівської підготовки документознавців, дослідження інформаційного середовища в установі тощо зумовлюють необхідність розглядати ці процеси комплексно в контексті формування національної культури діловодства як чинника підвищення ефективності функціонування установи.

Нормативно-правовий акт — це письмовий документ компетентного органу держави, в якому закріплено забезпечуване нею формально-обов'язкове правило поведінки загального типу. Поширеність нормативно-правових актів пояснюється незаперечними перевагами такого способу вираження юридичних норм саме з точки зору загальнолюдських принципів права.

Нормативно-правові акти неоднозначні з огляду на їх формальну обов'язковість, зокрема, тому, що приймаються різними суб'єктами. Ця властивість актів відображається поняттям їх юридичної сили.

87. Лінгвістичні основи документознавства як теоретико-прикладна дисципліна

Навчальна дисципліна „Документна лінгвістика” вперше викладалася у 70-х рр. ХХ ст. у Московському державному історико-архівному інституті для підготовки майбутніх документознавців. У центрі її уваги – мовне оформлення та особливості машинної обробки інформації адміністративних, наукових, виробничо-технічних, економіко-статистичних документів. Науково-технічний прогрес, розвиток та інтеграція наукових знань у мовознавстві, документознавстві, зокрема потреба в удосконаленні організації змісту документа, уніфікації його інформаційної частини зумовили подальшу еволюцію змісту і структури документної лінгвістики.

Нині документну лінгвістику можна розглядати як мовознавчу дисципліну, яка досліджує внутрішню структуру тексту службового документа, його змістові категорії, мовностилістичну репрезентацію.

Об’єктом її вивчення є текст службових документів, а предметом – правила побудови та мовне оформлення уніфікованих текстів службових документів, виявлення категорій, які виражаються за цими правилами.

Мета дисципліни &ndas