Документознавство

7. Примірна інструкція з діловодства як нормативний документ

Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (далі - Примірна інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади (далі - установ) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи.

Примірна інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Примірної інструкції.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом та діловодства за зверненнями громадян визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

Викладені в Примірній інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в установі розроблені відповідно до положень Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, органів виконавчої влади з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

8. Нормативна та методична бази експертизи цінності документів

Експертиза цінності документів - всебічне вивчення документів з метою внесення їх до Національного архівного фонду або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів зазначеного Фонду, віднесення їх до категорії унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Фонду.

Експертиза цінності документів повинна проводитись щорічно. Відбір документів постійного й довготривалого (понад 10 років) зберігання проводиться на підставі закритих номенклатур справ з обов’язковим поаркушним переглядом справ. Підлягають вилученню із справи дублюючі примірники документів, чернетки, неоформлені копії документів, документи з тимчасовими термінами зберігання.

За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного і тривалого термінів зберігання та акти про виділення для знищення документів розгляду, що не підлягають зберіганню. Ці описи та акти підлягають схваленню експертною комісією.

Виділення документів до знищення і складання про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого термінів зберігання за цей же період. Акти підписуються особами, що проводили експертизу цінності, розглядаються на засіданні ЕК та затверджуються керівником.

9. Організаційно-розпорядча документація: види, призначення

Управлінська діяльність знаходить своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі та інші.

Документ - це діловий папір, що підтверджує який-небудь факт або право на що-небудь; це те, що офіційно засвідчує особу пред'явника; це письмові свідчення про що-небудь.

З наукової точки зору документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

Серед різних форм виконавчо-розпорядчої діяльності організацій, установ і підприємств провідне місце займає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягають у обов’язковому виконанню. Через них реалізується норми права у процесі керівництва господарським і соціально-культурним будівництвам, нормалізується нормативно-правові відносини. Іншими словами, з допомогою цих документів розв’язується важливі завдання управління.

До найбільш поширених документів цього виду належить постанови, рішення, розпорядження, вказівки, інструкції і статути.

10. Законодавчо-нормативна база діяльності служб документаційного забезпечення

В умовах формування правової держави і громадянського суспільства, широкомаштабної інформатизації державного управління гостро постає питання про необхідність упорядкування правових норм у галузі документування і організації документаційного забезпечення діяльності владних інституцій, підприємств, установ і організацій.

На даний час в Україні напрацьовано певну сукупність нормативно-правових актів з питань документостворення та організації роботи з документами. Як спеціальні закони, так і закони, присвячені різним предметним галузям, регулюють далеко не усі аспекти означеної сфери суспільного життя. Чинна нормативно-правова база документаційного забезпечення управління в Україні не у повній мірі охоплює відносини, що складаються у галузі документування інформації, документообігу та документаційного забезпечення, має прогалини, перебуває у розрізненому стані і, зважаючи на порівняно невеликий період її формування, як і все нове у суспільстві, вимагає свого вдосконалення. На підставі вивчення нами даного питання, на нашу думку, достатніх підстав вважати зазначену сукупність актів системою немає, на базі цієї сукупності система лише починає формуватися. Пoки-що відсутній той правовий стержень, у відповідність з яким би ця система приводилася, на основі якого вона б базувалася. Тобто, документаційне забезпечення управління потребує комплексного відпрацювання правових основ свого функціювання. З цього випливає доцільність і необхідність прийняття Закону України “Про документаційне забезпечення управління” як спеціального систематизуючого законодавчого акту.

На відміну від діловодства документаційне забезпечення управління охоплює всі системи управлінської документації з різними носіями інформації. У реалізації документаційного забезпечення управління значно посилюється його інформаційно-технологічна складова, пов'язана з активним впровадженням в управління новітніх інформаційних технологій. У зв'язку з цим зростають потреби в інтенсивній інтелектуалізації кадрового потенціалу документаційного забезпечення управління, створення організаційної системи, здатної ефективно забезпечувати проведення державної політики у даній сфері. В існуючій в даний час системі державного управління у сфері архівної справи та діловодства склалася значна диспропорція між двома групами повноважень на користь архівної справи, з явно вираженою непріоритетністю повноважень у галузі документостворення та організації роботи з документами.


32. Архіви - специфічна інформаційна система

Архівна система – це сукупність основоположних принципів організації архівної справи, способів і технологій її ведення, що забезпечують цілісність та скоординованість функціонування архівної галузі. Попри загальні спільні риси та ознаки архівна система має конкретно-історичне значення і є похідною від суспільно-державного ладу, політичного устрою, національно-культурних традицій тієї чи іншої держави, регулюється відповідними законодавчими актами і функціонує в її правовому полі. Таке трактування архівної системи відрізняється від підходів радянського архівознавства, за яким архівні системи поділялися на соціалістичні та буржуазні, оцінювалися з класово-партійних позицій.

Осмислення суті архівної системи дає можливість засвоїти її особливості, співставити сильні й слабкі сторони, глибше вникнути в тенденції і перспективи розвитку архівної галузі, тобто суспільної сфери, безпосередньо пов'язаної із зберіганням історичної пам'яті народу, збиранням, зберіганням і використанням документально-інформаційних ресурсів країни. Діяльність цієї, як і інших, сфери суспільного життя регулюється законодавством і має правовий характер.

Важливе місце в системі архівних установ належить галузевим державним архівам, що забезпечують облік та зберігання науково-технічних, геологічних, метеорологічних, картографічних та інших спеціальних видів архівних документів, які потребують особливих умов зберігання та використання. Статус державних галузевих архівів дістали архіви Міністерства оборони України, Міністерства внутрішніх справ України, Служби безпеки України, Державного комітету України по гідрометеорології, Державного картографогеодезичного фонду України, документи яких мають певну специфіку.

33. Архівознавство як наукова і навчальна дисципліна

Серед галузей науки і навчальних дисциплін гуманітарного циклу, роль і значення нині яких неухильно зростає, одне з чільних місць посідає архівознавство тобто система наукових знань про архіви, архівну справу, її історію, теорію і практику.

Все, що пов'язане з діяльністю архівів, їхніх органів управління, називають архівною справою, під якою розуміють галузь життєдіяльності суспільства, яка охоплює наук