Теоретичні засади керування документацією

Вступ.

1. Понятійний апарат керування документацією.

2. Процес управління документацією в організації.

3. Призначення окремих груп та класів документів.

Висновки.

Список використаної літератури.


Вступ

У сучасній українській літературній мові історичному слову «дЪло» відповідає слово «справа», яке, окрім двох зазначених вище, має ще кілька тлумачень:

- одиниця зберігання в архіві;

- різновид справи, який становить цілісне за змістом і послідовне ведення одного питання (судова справа).

Зауважимо, що у Законі України «Про Національний архівний Фонд та архівні установи» діловодство визначається як сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами (ДСТУ 2732-2004). Сьогодні в Україні діловодство ще перебуває на стадії становлення, його терміносистема не досить чітко визначена. Поряд із традиційним терміном «діловодство» широкого вжитку набули синонімічні терміни - «справочинство», «документаційне забезпечення управління».

Термін «справочинство» походить від словосполучення «справу чинити», що більш точно відповідає українській лексиці. Цим умотивовується прагнення деяких фахівців витіснити з ужитку термін «діловодство». Термін «справочинство» є паралельним, зафіксованим національним стандартом терміном. Більш уживаним є законодавчо визначений термін діловодство, який у подальшому ми будемо вживати як синонімічний до терміна «справочинство».

Поява терміна «документаційне забезпечення управління» пов'язана зі змінами організаційно-технічної основи діловодства і методологічних підходів до його здійснення, які стали можливими завдяки впровадженню у сферу роботи з документами засобів обчислювальної техніки і сучасних інформаційних технологій створення, оброблення, накопичення, зберігання, пошуку і використання інформації в управлінні.


1. Понятійний апарат керування документацією

Термін «документаційне забезпечення управління» наголошує на інформаційно-технічній складовій сучасної організації діловодства. Оскільки беззаперечним є те, що остання складова є невід'ємним атрибутом сучасного діловодства, російськими стандартами ці терміни визнано синонімічними.

В Україні останнім часом набуває поширення закордонний термін «керування документацією», який можна визначити як комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створювання та функціонування службових документів (ДСТУ 2732-2004).

Керування документацією доктор історичних наук, професор, директор ВНІІДАД М. В. Ларін визначає як «універсальний термін, що має міжнародне визнання і поширення. Він позначає управління створенням, користуванням і зберіганням документів організації протягом їх життєвого циклу на принципах економічності і ефективності з використанням нових інформаційних технологій, що забезпечують якісний менеджмент відносно документації як повноцінного ресурсу управління».

У світі діє Міжнародна федерація з керування документацією, підґрунтям для створення якої було вирішення завдань у сфері уніфікації документів та розуміння змісту діяльності в системі управління документацією. Проте предмет розгляду такого управління передбачає організацію роботи з усією документацією установ, діловодство ж передусім забезпечує документування організаційної та розпорядчої функцій управління та організацію роботи зі службовими документами, а отже, є складовою системи керування документацією.

Нагальними проблемами розвитку сучасного діловодства в Україні є:

- формування нормативно-правової бази;

- становлення термінології;

- розвиток принципів керування управлінською документацією;

- класифікація, уніфікація та стандартизація організаційно-розпорядчої Документації;

- напрацювання методики підготовки та перепідготовки працівників служб діловодства.

Основу будь-якої дисципліни становлять поняття, що позначають об'єкти, процеси та явища, які вивчає ця дисципліна. Поняття виражаються словами чи словосполученнями, які називаються термінами.

Як і кожна дисципліна, діловодство оперує комплексом понять, що становлять його терміносистему. Як уже зазначалося, діловодство зосереджує свою увагу на процесах створення та функціонування документів, що містять управлінську інформацію. Отже, документування управлінської інформації (в установі) - це створювання документів, змістом яких є управлінська інформація. Відповідно документ - це інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її у часі та просторі (ДСТУ 2732-2004).

Зрозуміла річ, що у результаті діяльності установи в ній нагро-маджується певна сукупність службових документів. А службовим документом, як правило, називають документ, який створила або отримала в процесі своєї діяльності установа (чи інший суб'єкт господарювання) (ДСТУ 2732-2004). Однак серед отриманих документів службовими слід вважати тільки ті, які підлягають реєстрації й були зареєстровані в установі. Сукупність службових документів, об'єднаних за ознакою належності до певної галузі, сфери, напряму діяльності, установи чи її підрозділу, називається документацією (ДСТУ 2732-2004).

Утім, документація установи - це загальна назва сукупності всіх її службових документів. У результаті упорядкування та групування службових документів у справи в підрозділах установи організується її документаційний фонд. Цей термін можна визначити як фонд службових документів, який установа нагромадила внаслідок діяльності, склад та процес формування якого визначають нормативні документи (інструкція з діловодства, номенклатура справ і перелік документів зі строками зберігання). Більшу частину або навіть увесь документаційний фонд установи становить її управлінська Документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функцій управління. У системі управлінської документації виокремлюють підсистеми організаційно-розпорядчої, первинно-облікової, банківської, фінансової, звітно-статистичної, планової, зовнішньоторговельної та інших видів документацїї. Діловодство ж особливу увагу приділяє саме організаційно-розпорядчій документації — підсистемі управлінської документації, що забезпечує виконання організаційної та розпорядчої функцій управління. Крім того, діловодство урегульовує організацію роботи зі службовими документами (в установі), а саме: організування документообігу, формування справ, зберігання службових документів та користування ними у поточній діяльності установи. До організування роботи зі службовими документами належать: приймання, реєстрування, розгляд вхідних документів, опрацювання та надсилання вихідних документів, контроль виконання документів, складання номенклатур і формування справ, готування справ до зберігання та користування. Технологічні процеси організації діловодства, як уже зазначалося, є предметом розгляду окремої навчальної дисципліни «Організація роботи з документами», питання ж документування організаційної та розпорядчої функцій управління будуть розглянуті у наступних модулях. Зв'язок діловодства з іншими галузями знань

Діловодство, як і інші види інформаційної діяльності (зокрема, архівна та бібліотечна), має свою технологію, яка спирається не тільки на емпіричні прийоми, а й на спеціально розроблені наукові засади. У СРСР наукової дисципліною, що розробляє такі наукові засади і зорієнтована на впровадження їх у практику, вважалося так зване традиційне документознавство, яке у сучасний період в Україні здебільшого називають управлінським документознавством.

Цікавим є той факт, що документознавство як наукова дисципліна започатковано у 40-х pp. XX ст. у межах радянського архівознавства саме з теорії діловодства. Адже у 1940-х pp. у Московському історико-архівному інституті викладався навчальний курс «Теорія і практика архівної справи», розділом якого було «Загальне документознавство». Проблемна орієнтація цього розділу визначалася як вивчення історії документальних матеріалів й норм, що належать до них, а у змісті розділу подавалася історія діловодства та характеристика видів документації різних історичних періодів. Поступово вивчення документів та систем документування, розпочате в архівознавчому аспекті, стало виокремлюватися в самостійну наукову дисципліну з назвою «документознавство». І вже сьогодні визначається як наукова дисципліна, яка вивчає закономірності створення документів, розробляє методи створення документів, принципи організації документообігу й побудови систем документації.

Проте неодмінним залишається зв'язок управлінського документознавства та архівознавства, який, передусім, вбачається у спільності об'єкта дослідження, причому в тих його частинах, що стосуються теорії документа і сфери практичної роботи з документами. Відповідно для документознавства такою сферою є діловодство, а для архівознавства - архівна справа. Ці практичні сфери, у свою чергу, є взаємозумовленими на підставі наступності, уніфі