Питання діловодства на сторінках журналу "Секретарское дело"

Вступ.

Розділ 1. Поняття діловодства та функціональні обов’язки працівників служб діловодства.

1.1. Види служб діловодства, їх організаційна структура, основні завдання та функції.

2.2. Керування службою діловодства. Основні вимоги та обов’язки керівника служби діловодства.

1.3. Раціональна організація праці персоналу служби діловодства.

Розділ ІІ. Сучасне управлінське документознавство в Україні на сторінках журналу «Секретарское дело».

2.1. Підготовка до складання управлінських документів, їх сучасний стан та розвиток.

2.2. Складання та оформлення ділових документів.

Розділ 3. Перспективи та вдосконалення сучасного діловодства в Україні.

Висновки.

Список використаної літератури.


Вступ

Актуальність теми. Забезпечення раціонального функціонування діловодства в установі, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій, покладено на службу діловодства.

Сучасний рівень організації діловодства в Україні, її нормативно-правового регулювання, наукового та методичного забезпечення, впровадження у ДЗУ засобів інформатизації і стан підготовки кваліфікованих документознавців свідчить, що в країні з 1991р. здійснено низку заходів для високоефективного функціонування цієї сфери практичної діяльності. Разом з тим всі згадані чинники формування досконалого рівня діловодства досі у науковій літературі, як правило, розглядалися якщо не ізольовано, то у мінімальному взаємозв’язку. Тому синтетичний підхід до зазначеної теми є домінантою здійсненого нами дослідження культури діловодства як комплексного явища, що у кінцевому підсумку сприятиме виробленню цілісного уявлення про неї як про один із основних важелів ефективного державного управління взагалі та керування конкретною установою зокрема.

Низка розвідок присвячена історії діловодства в Україні, однак тільки в деяких з них висвітлено окремі аспекти, пов’язані з витоками та передумовами формування сучасної вітчизняної культури діловодства. Це, зокрема, публікації І.О.Ворончук, Ю.І.Палехи, Н.С.Костинської, О.М.Загорецької, С.Г.Кулешова. Рівень сучасної технології діловодства, документаційного забезпечення менеджменту в Україні та проблеми їх удосконалення і гармонізації з міжнародними методиками керування документацією розглянуто у наукових статтях І.Є.Антоненко, Н.І.Гончарової, О.М.Загорецької, С.В.Сельченкової.

Мета дослідженняаналіз передумов формування та комплексна характеристика сутності і складових служби діловодства та обов’язків працівників в сучасних установах України.

Завдання дослідження:

· проаналізувати сутність культури діловодства, з’ясувати зміст її складових та дати обґрунтоване визначення поняття “культура діловодства”;

· виявити основні історичні етапи формування сучасної вітчизняної культури діловодства в установах та охарактеризувати кожний з цих етапів;

· розглянути стан культури документостворення та організації роботи з документами в сучасних установах, а також рівень їхньої автоматизації, нормативного і методичного забезпечення як складових загальної культури діловодства;

· дослідити рівні професійної культури працівників служб діловодства установ;

· визначити зміст заходів щодо підвищення ефективності керування службою діловодства як засобу дотримання належного рівня культури в установі.

Об'єкт дослідження— служба діловодства та її складові в сучасних установах України.

Предмет дослідженнястановлення та сучасний стан інформаційно-технологічної, організаційної та управлінської складових служби діловодства в установах України.


Розділ 1. Поняття діловодства та функціональні обов’язки працівників служб діловодства

1.1. Види служб діловодства, їх організаційна структура, основні завдання та функції

Служба діловодства - це структурний підрозділ або працівник установи, який забезпечує документообіг службових документів, тимчасове, до передання архівному підрозділу, зберігання документаційного фонду або його частини та організує роботу з документами в інших структурних підрозділах установи.

Для ефективної роботи апарату управління установи в цілому, насамперед, потрібно раціонально організовувати роботу служби діловодства.

Організація праці персоналу служби діловодства установи передбачає:

- оптимальну організаційну структуру служби діловодства;

- вибір раціональної форми діловодства;

- чіткий розподіл функцій між працівниками шляхом виконання відповідних діловодних процесів та операцій;

- правильне визначення кількісного складу працівників;

- нормування праці кожного;

- упровадження прогресивних методів управління персоналом з метою створення єдиної команди професіоналів;

- застосування засобів сучасної комп'ютерної та організаційної техніки;

- раціональну організацію робочих місць та умов праці;

- нормативно-методичне забезпечення діловодства.

Факторами, що визначають вид та структуру служби діловодства і впливають на функції та обсяг виконуваних нею робіт, є такі: розмір та територіальне розміщення установи;

- кількісний склад працівників установи;

- обсяг документообігу;

- обрана форма організації діловодства;

- рівень механізації та автоматизації діловодних процесів.

Вирішальним чинником для вибору оптимальної форми організації діловодства в установі та визначення структури і штатного складу служби діловодства є обсяг документообігу, який визначають кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів за рік[3, c. 52-53].

Залежно від обсягу документообігу встановлено чотири категорії установ:

I категорія - з обсягом документообігу понад 100 тис. документів на рік;

II категорія - від 25 тис. до 100 тис. документів на рік;

III категорія - від 10 до 25 тис. документів на рік;

IV категорія - до 10 тис. документів на рік.

Враховуючи категорію установи, кількість та територіальне розміщення її структурних підрозділів, обирають форму організації діловодства:

- централізовану - рекомендовано застосовувати в установах III—IV категорії з невеликою кількістю структурних підрозділів;

- децентралізовану - впроваджують в установах І категорії з територіально роз'єднаними структурними підрозділами;

- змішану - доцільно обирати в установах І—II категорії зі складною структурою та значним обсягом документообігу.

За централізованої форми організації діловодства всі операції з оброблення документів зосереджені (централізовані) в єдиному для всієї установи центрі - службі діловодства. Децентралізована форма передбачає одночасне виконання відносно однорідних діловодних операцій кількома структурними підрозділами установи, включаючи службу діловодства. Проте не варто змішувати децентралізовану форму організації діловодства з організаційною структурою самої служби діловодства, до складу якої входять відповідні підрозділи (експедиції, групи, машбюро тощо). За змішаної форми організації діловодства деякі операції (наприклад, приймання кореспонденції, реєстрацію, контроль, копіювання документів) централізовано виконує служба діловодства, а інші операції (довідково-інформаційне обслуговування, зберігання документів, формування справ тощо) децентралізовано виконують інші структурні підрозділи установи.

Правильний вибір форми організації діловодства дає змогу досягти швидкого стратегічного реагування, оптимізувати використання ресурсів, у тому числі і трудових, сприятиме створенню оптимальних організаційних умов для більш швидкого досягнення мети, забезпечить ефективне функціонування та координацію підрозділів служби діловодства та її працівників, правильний розподіл повноважень між працівниками, унеможливить хаос у діяльності служби діловодства[7, c. 76-78].

У практиці існують такі види служб діловодства:

- департамент документального забезпечення і контролю -в установах І категорії;

- управління справами - в установах II категорії;

- загальний відділ - в установах III категорії;

- канцелярія - в установах IV категорії.

Кожна із зазначених служб діловодства, у свою чергу, структурно поділяється на підрозділи.

До складу служби діловодства можуть входити:

- секретаріат (служба, яка безпосередньо підпорядковується керівникові установи);

- підрозділи (відділи, сектори, групи, служби), що забезпечують облік, реєстрацію, контроль за виконанням документів, підготовку проектів документів, оформлення і випуск документів, розгляд листів (звернень) тощо;

- кур'єрські служби;

- копіювально-множильні бюро;

- архів.

Наприклад, до складу управління справами можуть входити: відділ діловодства, відділ контролю та відділ розгляду звернень громадян. Ці структурні підрозділи служби діловодства, у свою чергу, можуть поділятися на більш дрібні підрозділи. Так, відділ діловодства може складатися з канцелярії, сектору документаційного обс