Новітні технології у керуванні документації

Вступ.

1. Культура організування роботи з документами. Дотримання основних принципів роботи.

2. Побудова електронної канцелярії.

3. Створення електронного архіву.

4. Структура інформаційних технологій.

Висновки.

Список використаної літератури.


Вступ

Актуальність теми. Робота зі службовими документами як складова загального діловодства — це організація руху документів в установі від їхнього створення чи одержання до завершення виконання й передання в архів або надсилання одержувачу. В процесі роботи з документами необхідним є своєчасне отримання, контроль за їхнім виконанням, надійне зберігання і захист від несанкціонованого доступу.

Організування документообігу в більшості випадків залежить від прийнятої в організації системи управління і відображує його технологію. Невпорядкованість управлінських процесів і залежних від них систем документообігу залишається, як зазначає Т. Кузнецова [8, с. 38], основною причиною неефективного впровадження сучасних технологій. Особливо це очевидне при автоматизації руху документів: передаванні їх від одного виконавця до іншого, погодженні, накладанні резолюцій, роботі з архівом тощо. Зазначене визначає певний рівень культури роботи з документами, які створила або отримала установа в процесі своєї діяльності.

Контроль за виконанням документів включає: постановку документа на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, попередню перевірку та регулювання ходу виконання документів; облік і узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування керівника.

Встановлення контролю за виконанням документів має забезпечувати:

– обов’язковий і точний облік документів, одержаних для виконання робіт;

– систематизацію нагляду за виконанням документів;

– вжиття заходів, що сприяють виконанню документів, усуненню перешкод та окремих невідповідностей;

– підвищення трудової дисципліни виконавців.

Мета роботиполягає в тому, щоб на основі доступної літератури проаналізувати та з’ясувати новітні технології у керуванні документації.

Для досягнення цієї мети у роботі вирішується ряд задач:

· визначити культуру організування роботи з документами та дотримання основних принципів роботи;

· охарактеризувати технологію організації побудови електронної канцелярії;

· дослідити створення електронного архіву;

· проаналізувати структуру інформаційних технологій у керуванні документацією.

Об’єктом дослідженняє загальне визначення керування документацією.

Предметом дослідженнявиступають новітні технології у керуванні документацією.


1. Культура організування роботи з документами. Дотримання основних принципів роботи

Культура організації роботи зі службовими документами — це комплекс найефективніших засобів, форм і методів виконання робіт, пов'язаних з обробкою і рухом готових документів, включаючи отримання документів, що надійшли ззовні до системи, їх розподіл, реєстрацію і доставку виконавцям, переміщення всередині організації, захист від несанкціонованого доступу, зберігання та користування ними у поточній діяльності установи, передавання до архіву.

Завданням культури організування роботи зі службовими документами є:

• встановлення раціональної послідовності руху й опрацювання документованої інформації;

• досягнення максимальної оперативності, яка б забезпечувала швидке проходження документа від моменту складання чи одержання до виконання;

• розроблення схем проходження основних видів документації, включаючи отримання й розгляд вхідних документів, проходження внутрішніх документів у процесі їх обробки;

• забезпечення зберігання службових документів та користування ними у поточній діяльності установи виконавцями;

• врахування новітніх інформаційних технологій документаційного забезпечення управління (ДЗУ).

Забезпечення належного рівня культури організування роботи зі службовими документами насамперед має провадитись за рахунок:

• уніфікації документно-інформаційних комунікацій;

• чіткого дотримання основних принципів роботи з документами;

• побудови цілісної системи ДЗУ;

• комп'ютеризації за рахунок створення електронної канцелярії та архіву;

• забезпечення захисту документів від несанкціонованого доступу.

Впровадження комп'ютерних технологій у діловодні процеси вимагає від фахівця досконалих знань не тільки в галузі автоматизації, а й у теорії та практиці менеджменту. Чітко організовану технологію процесу управління, його культуру можна подати у вигляді набору послідовних управлінських процедур та методів їх вирішення. Так, процес підготовки управлінського рішення включає такі документовані процедури:

а) розробка можливих варіантів виконання;

б) оцінка альтернатив, вибір і підготовка найбільш оптимального проекту;

в) складання графіка поетапного виконання;

г) погодження з зацікавленими сторонами;

д) розробка проекту кінцевого розпорядчого документа;

є) визначення способу доведення завдання залежно від виду розпорядчого документа (підготовка наказу, розпорядження, доручення, рішення чи припису);

ж) визначення способу доставки документа до виконавців (посильним, поштою, факсограмою чи електронною поштою)[2, c. 63-64].

Процес організації виконання управлінського рішення складається з:

а) процедур розподілу завдань між працівниками (врахування їх реальних можливостей, рівня кваліфікації, компетентності, ступеня завантаженості кожного працівника), методу доведення (загальна постановка завдання, доведення орієнтовної схеми виконання, її жорстка регламентація);

б) визначення способу доведення (переконання, прохання, застосування тих чи інших стимулів, розширення кола інформації);

в) делегування повноважень (визначення обов'язків, які необхідно делегувати, та вимог до їх виконання, вибір конкретного виконавця).

Які інші операції забезпечення управління, документування процесу контролю виконання рішень вимагає певної творчості. Основи ефективного контролю мають бути закладені вже на етапі розробки управлінських рішень, визначення виду того чи іншого організаційно-розпорядчого документа, підготовки реєстраційної контрольної картки.

Готуючи документи, що фіксують управлінські рішення (протоколи нарад, накази, розпорядження), необхідно звернути увагу на те, наскільки чітко визначено мету, на досягнення якої спрямоване рішення, чи є конкретні показники, за якими можна оцінити ступінь досягнення мети, чи досить зрозумілі вони та показники їх досягнення для виконавців.

Більшість зазначених управлінських процедур потребують відповідного їх оформлення, виконання необхідних діловодних операцій документаційного забезпечення менеджменту, тобто супроводження управлінських функцій певними видами документів та чіткої організації їх пересування. У більшості випадків, що особливо важливо для державних організацій, всі ділові процедури мають розроблятися з обов'язковим документаційним супроводом [5, c. 71].

Культура роботи зі службовими документами має будуватися на дотриманні певних принципів, а саме: ділової необхідності, однократної реєстрації і децентралізації відповідальності, а також принципу паралельності. Розглянемо їх докладніше.

Принцип ділової необхідності. Цей принцип ґрунтується на тому, що процес роботи з документом, починаючи з його створення, погодження, затвердження, переміщення, відправки і закінчуючи переданням його копії в архів, досить складний. Він потребує значної розумової праці і креативності, застосування технічних засобів, постійного вдосконалення технологічних процесів, подальшої інформатизації діловодства тощо.

Дотримання зазначеного принципу дає можливість підвищити оперативність проходження документів на всіх стадіях управлінського процесу - від стадії підготовки рішення і до його реалізації. Відсутність чіткої регламентації руху документів призводить до збоїв у документаційному забезпеченні управління, зниження рівня його культури.

Ефективним засобом зменшення кількості документів на підприємстві може бути заміна разових первинних документів на накопичувальні, наприклад, введення накопичувальних відомостей замість оформлення одноразових накладних на прийом-здачу продукції. Значну економію дає також застосування лімітно-забірних карток замість застосування бланків індивідуальних матеріальних вимог, на оформлення яких витрачається багато часу.

Для того щоб упорядкувати рух документації та визначити оптимальні маршрути руху документів, мають складатися конкретні плани документообігу, з переліченням кодифікаційних номерів і назв документів, прізвищ осіб, які їх складають та підписують, строків підготовки і передавання документів іншим виконавцям, прізвищ відповідальних осіб і термінів обробки документації в канцелярії та інших відділах підприємства.

Принцип однократної реєстрації документів і децентралізації відповідальності у процесі виконання упр