Архівне зберігання документів, номенклатура справ

Вступ.

Розділ 1. Теоретичні основи архівного зберігання документів.

1.1. Підготовка документів до зберігання.

1.2. Складання номенклатур та формування справ.

1.3. Передавання справ до архіву та на зберігання.

Розділ 2. Зразки документів.

Розділ 3. Техніка безпеки секретаря на робочому місці.

Висновки.

Список використаної літератури.


Вступ

Актуальність теми. Діловодство – це діяльність управлінських працівників щодо створення документів та організації роботи з ними.

Основними функціями документів є інформаційна, соціальна, комунікаційна, культурна, облікова, правова, джерело історії тощо. Організація роботи з документами – це створення умов для руху, пошуку і зберігання документів у діловодстві.

У кожній організації формується своя номенклатура справ та їх номери, порядок розміщення, термін зберігання тощо.

Основними шляхами покращання діловодства в будь-якій організації є застосування режиму «фільтрації» документів, передавання права підпису другорядного значення документів, підвищення швидкості обробки документів, покращання умов праці працівників апарату управління.

Документування управлінської діяльності охоплює всі процеси, що відносяться до запису (фіксації) на різних носіях та оформлення за встановленими правилами інформації, необхідної для здійснення управлінських дій. Документування здійснюється природною мовою (рукописні, машинописні документи, у тому числі телеграми, телефонограми), а також штучною з використанням нових носіїв (флеш-карти, дискети, диски та ін.).

Склад управлінських документів визначається компетенцією і функціями організації, порядком вирішення питань, обсягом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями і закріплюється в табелі документів. Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується застосуванням Державної системи документаційного забезпечення.

Питанням організації документування в радянський період присвятили свої праці М.Г. Бєлов і В.О. Орлов, Н.А. Бортник, І.І. Ємець, В.Г. Горєлкин, М.К. Козуб, С. Жакіпбеков, Г.Г. Жуйков, Н.І. Іванов, Г.Г. Кірейцев, З.В. Кір’янова, С.С. Кромін, І.С. Мацкевічюс, Ю.С. Румянцев, В.В. Сопко, А.М. Фєдяєв і В.Є. Кириченко та ін. Значний внесок в створення принципів документування зробили зарубіжні вчені E. Хелльмунд і К.Х. Клауке. Проблеми автоматизації документування досліджували М.А. Бортник, І.І. Ємець, Т.А. Краєва, В.Ф. Палій, Я.В. Соколов та інші вчені.

Документи, що формувались в період командної системи, функціонують сьогодні зовсім в інших – ринкових – умовах. Під впливом розвитку економічних відносин суттєво змінюється і зміст відображуваних процесів, самих фактів – дій та подій. Виникли нові об’єкти документування. Об’єктивною стала потреба інакше висвітлювати в навчальній літературі питання про створення документів, їх реквізити, сутність операцій, захист комерційної інформації в умовах комп’ютерного обліку.

Мета і задачі дослідження. Метою дослідження є розробка теоретичних і методологічних основ документування, реєстрації та обробки документів.

Для досягнення поставленої мети були визначені наступні завдання:

· дослідити діючу практику та існуючі підходи щодо документування фактів господарського життя в нових умовах господарювання;

· обґрунтувати місце і роль, значення і функції документування;

· оцінити сучасний стан документування ну господарських товариствах.

Предметом дослідженнябули принципи та процеси документування, сукупність теоретичних, методологічних та організаційних проблем документування в сучасних умовах господарювання.

Об’єкт дослідження– порядок та існуюча система побудови і організації процесу документування на підприємствах України.

Методи дослідження. У процесі дослідження використані різні наукові методи. Теоретичні основи документування досліджувались методом індукції та дедукції. За допомогою цього методу визначено загальний напрям розвитку теорії і практики документування. Шляхом використання методу причинно-наслідкового зв’язку та абстрактно-логічного методу виявлено причини відсутності окремих класифікаційних ознак документування та обґрунтовано необхідність в їх побудові.


Розділ 1. Теоретичні основи архівного зберігання документів

1.1. Підготовка документів до зберігання

Документи з моменту створення (надходження) і до передання їх в архів організації зберігаються за місцем формування справ.

З метою підвищення оперативності пошуку документів справи у шафах розташовують відповідно до номенклатури справ, за присвоєним у ній індексом, який зазначають на корінці обкладинки справи.

Збереження документів і справ у структурних підрозділах забезпечують керівники цих підрозділів і посадові особи, відповідальні за діловодство. Справи повинні зберігатися в робочих кімнатах або спеціально відведених для цього приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

Магнітні стрічки і фонограми засідань колегіальних органів зберігаються у відповідального секретаря, який несе відповідальність за їх збереження. На стрічці та коробці робиться позначка про дату засідання і час запису.

Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних підставах.

Видача справ у тимчасове користування іншим підрозділам організації або іншим організаціям здійснюється з дозволу керівника. На видану справу заводиться картка-замінник справи, в якій зазначаються назва справи, її індекс за номенклатурою, дата видачі, кому справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали і прийняли справу.

Вилучення документів постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника організації з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії документа.

Закінчені в діловодстві справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання" підлягають здаванню до архіву організації для зберігання і наступного користування. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися до архіву організації за погодженням з її керівником[15, c. 215-216].

Архів — це установа чи її структурний підрозділ, що організує і забезпечує відбирання, нагромаджування архівних документів, їх облік, зберігання, користування ними. Неправильно застосовувати термін «архів» до архівосховища — спеціально обладнаного приміщення, призначеного для зберігання архівних документів.

"Правилами роботи архівних підрозділів для документів тимчасового зберігання (понад 10 років) використовується термін «документи довготривалого (понад 10 років) зберігання», проте стандартом ДСТУ 2732 його не закріплено.

Підготовка документів до передання до архіву організації включає:

— експертизу цінності документів;

— оформлення справ;

— складання описів справ.

Експертиза цінності документів - це визначання на підставі чинних засад і критеріїв культурної цінності документів.

Цінність документа — інформаційні та інші характерне тики документа, що зумовлюють його значущість для особи, суспільства, держави.

Експертиза цінності документів передбачає всебічне вивчення документів з метою оцінки їх наукового, історико-культурного значення. Висновки експертизи є єдиною підставою для включення документів до Національного архівного фонду, а також для встановлення строків зберігання документів.

Принципи, за якими здійснюється експертиза цінності документів, це:

— принцип об'єктивності — коли в основу оцінки документів беруться об'єктивно існуючі фактори змісту, значущості фондоутворювачів (далі авторів), юридичної сили документів, їх оригінальності, часу створення, повторюваності інформації в інших документах;

— принцип історизму, який передбачає вивчення відомостей про авторів і змісту документів, які вони склали, виходячи з особливостей того часу, коли виникли ці документи;

— принцип всебічності та комплексності, який полягає у вивченні відомостей про авторів і документи, які вони склали, не ізольовано, а у складі певних комплексів (архівних фондів, колекцій), з урахуванням їх місця серед документів інших авторів [13, c. 5-7].

Основними критеріями при визначенні цінності документів є:

— критерій походження — вивчення ролі та значення авторів у житті суспільства, значущості подій, явищ, предметів, відображених у документах, часу і місця їх виникнення;

- критерій змісту — установлення значення інформації,, що міститься в документах, її повторюваності в інших документах, цільового призначення, видів і різновидів документів, ступеня їх збереження у складі певного комплексу документів;

- критерій зовнішніх особливостей — урахування оригінальності, наявності чи відсутності резолюцій, віз, поміток, художніх, палеографічних, мовних та інших особливостей в оформленні, фізичному стані документів.

Експертиза цінності документів в організації здійснюється:

- у поточному діловодстві під час складання номенклатури справ, формування документів у справи та перевірки правильності віднесення документів до справ;

- під час підготовки справ до подальшого зберігання, у тому числі у складі Національного архівного фонду.

Експертиза цінності документів, їх відбір для подальшого зберігання здійснюються експертною комісією організації, діючої на підставі Положення про таку комісію, яке розробляють на основі Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації.

Основними завданнями експертної комісії є:

- розгляд питань та прийняття рішень про схвалення і подання на затвердження у встановленому Держкомархівом0 порядку: описів документів; зведеної номенклатури справ поточного діловодства організації; актів про вилучення документів організації, не віднесених експертизою цінності документів до складу Національного архівного фонду;

- організація і проведення спільно з службою документаційного забезпечення управління і архівом організації щорічного відбору документів для подальшого зберігання або знищення, здійснення контролю діловодства в організації;

- участь у підготовці та розгляді номенклатури справ установи, методичних посібників з організації документів у діловодстві, експертизи цінності документів;

Державний комітет архівів України (Держкомархів України).

— розгляд пропозицій структурних підрозділів про встановлення строків зберігання окремих видів документів, не передбачених діючими переліками, і подання рішень щодо цих питань на затвердження до експертно-перевірочної комісії (ЕГІК) відповідного державного архіву;

- проведення консультацій та інструктажу працівників з питаньорганізації документів у діловодстві, експертизи цінності документів та їх підготовки до передання на подальше зберігання [8, c. 316-317].

До складу ЕК, який затверджується наказом керівника організації, включаються керівники служби документаційного забезпечення управління і архіву організації, досвідчені працівники інших структурних підрозділів, фахівці відповідного державного архіву. Головою ЕК призначається, як правило, заступник керівника організації, а секретарем — завідувач архіву організації.

У своїй роботі ЕК керується законами України, нормативно-правовими актами, правилами, інструкціями і рекомендаціями Держкомархіву. Комісія працює відповідно до затвердженого керівником організації планом. Засідання ЕК проводяться не рідше одного разу на рік і вважаються правомочними, якщо на них присутні не менше двох третин складу комісії. Рішення приймаються більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, оформляються протоколом, який підписують голова комісії або його заступник і секретар комісії, і набувають чинності з моменту затвердження протоколу керівником організації.

Секретар ЕК забезпечує скликання комісії, складає протокол засідань, доводить до відома структурних підрозділів, окремих посадових осіб організації рішення комісії, здійснює облік і звітність про її роботу, веде документацію ЕК та забезпечує її зберігання.

При проведенні експертизи цінності здійснюється відбір документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передання до архіву організації, визначаються документи тимчасового зберігання (до 10 років) у структурних підрозділах організації, виділяються до знищення документи і справи минулих років, строки зберігання яких закінчилися. Одночасно перевіряється повнота і якість діючої номенклатури справ, правильність ви значення термінів їх зберігання, дотримання встановлених правил оформлення документів і формування справ [3, c. 285-286].

Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі номенклатури справ організації шляхом перегляду кожного аркуша документа. Не дозволяється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або в номенклатурі справ.

Під час проведення експертизи цінності виявляються дублетні документи, чернетки, неоформлені копії, які підлягають вилученню зі справ постійного зберігання.

У разі встановлення в процесі експертизи цінності нестачі документів або справ, що значаться за номенклатурою, проводиться їх розшук. Якщо документи не знайдено, складається акт про нестачу архівних справ (документів), який затверджує керівник організації, призначається службове розслідування і видається наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, подається до архіву організації.

За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання і окремо описи щодо особового складу. Складається також акт про виділення до знищення справ, за якими закінчився термін зберігання з урахуванням таких приміток, як «Доки не мине потреба», «До заміни новими», «Після закінчення строку договору» тощо. Відбір документів і складання акта про виділеннях цих документів до знищення здійснюються після створення зведених описів справ організації за відповідний період. Зведені описи і акт розглядаються експертною комісією одночасно. Схвалені ЕК акти затверджуються керівником організації тільки після погодження та затвердження в установленому порядку описів справ постійного зберігання і щодо особового складу. Знищення документів здійснюється після погодження акта з державним архівом, після чого організація-фондоутворювач має право знищити документи.

Справи, відібрані для знищення, здаються до господарської служби організації або підприємствам із заготівлі вторсировини за накладними, в яких зазначається вага макулатури, зданої на переробку. Дата здавання документів, їх вага і номер накладної зазначаються в актах про виділення документів до знищення [7, c. 156-158].

Акти поміщаються до справи архівного фонду і зберігаються в архіві організації. Якщо обсяг справ, виділених до знищення, невеликий, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться позначка.

Порядок знищення документів і справ з грифом «Для службового користування» визначається спеціальною інструкцією.

Оформлювання справи - це комплекс процесів, спрямованих па підготовлення справи до зберігання та користування

Оформлювання справи передбачає:

— перекладання документів у справі з розташуванням їх у прямому порядку, тобто зверху повинні знаходитися документи, датовані раніше, а знизу - датовані пізніше;

— нумерацію аркушів у справі;

— складання (в необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи;

— складання засвідчу вального напису справи;

— підшивання або оправлення справи;

— оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

Примітка. Документи тимчасового (до 10 років) зберігання, сформовані у справи, не оправляють, листи не нумерують, обкладинку не оформлюють.

Усі аркуші у справі, крім аркушів засвідчувального напису і внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами суцільною нумерацією в правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором. Чорнило, пасту або кольорові олівці застосовувати для нумерації листів не дозволяється. Листи внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, які є окремими аркушами у справі, нумеруються зі зворотного боку в лівому верхньому куті. Аркуш із щільно наклеєними документами (фотографіями, вирізками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні однією стороною інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади і т. ін.), то кожний документ нумерується окремо.

Конверти з вкладеннями, підшиті в справу, нумеруються суцільною нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті.

Аркуші більшого формату, ніж А4, підшиваються за одну сторону і нумеруються як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюються на формат А4 [1, c. 10-13].

Підшиті в справу документи, що мають власну нумерацію аркушів, зберігають цю нумерацію, якщо вона відповідає послідовності аркушів у справі.

У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів допускається використовувати літерні позначення аркушів. При великій кількості помилок аркуші перенумеровують шляхом закреслення однією похилою рискою старого номера і проставляння поряд нового номера.

Внутрішній опис (документів) справи - це обліковий документ, що містить перелік заголовків до текстів документів у справі із зазначенням порядкових номерів документів, їхніх індексів, дат, номерів аркушів.

Внутрішній опис документів складається до деяких категорій справ, які містять унікальні документальні пам'ятки, до документів з грифом «Для службового користування», особових справ, судово-слідчих справ тощо. Необхідність складання внутрішнього опису документів окремих справ визначається інструкцією з діловодства в організації.

Таку групу справ постійного зберігання, які повинні мати внутрішній опис документів, становлять справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо, назви яких не повністю розкривають зміст. Внутрішній опис складається на окремому аркуші.

До внутрішнього опису складається підсумковий запис, в якому зазначаються цифрами і словами кількість документів, включених в опис, та кількість аркушів внутрішнього опису. Якщо справу оправлено раніше без внутрішнього опису, то її бланк підклеюють з внутрішнього боку обкладинки справи.

Зміни складу документів у справі (включення додаткових або виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі «Примітки» з посиланням на відповідні виправдувальні документи (акти, накази тощо) і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

Внутрішній опис підписує особа, яка його склала.

Засвідчувальний напис справи — це запис, який містить відомості про кількість аркушів, особливості їх нумерації та фізичний стан документів у справі.

Засвідчувальний напис складають на окремому аркуші, який поміщають у кінці справи, у друкованих примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) — на звороті чистого аркуша.

У засвідчувальному написі зазначають цифрами і словами кількість аркушів у справі і окремо, через знак «+» (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є.

У засвідчувальному написі застерігаються такі особливості нумерації документів справи:

— наявність літерних і пропущених номерів аркушів;

— номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;

— номери великоформатних аркушів;

— номери конвертів з вкладеннями та кількість аркушів вкладень.

Усі подальші зміни в складі та стані справи (заміна оригіналів документів копіями, долучення нових документів, пошкодження аркушів) зазначаються в засвідчувальному написі з посиланням на відповідний виправдувальний документ (акт, наказ). У разі великої кількості перенумерованих аркушів у справі складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається у справі постійно.

Засвідчувальний напис підписує її укладач [2, c. 358-360].

Справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та щодо особового складу оправляють у тверду обкладинку, а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, підшивають на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. Металеві скріпки при цьому видаляються.

Під час оправлення або підшивання документів не можна торкатися тексту. Якщо текст документа надруковано надто близько до лівого краю аркуша, потрібно наростити цей край аркуша папером тієї самої якості, що й документ.

Обкладинки справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та щодо особового складу оформляються за встановленою формою.

Перед передаванням справ до архіву організації в текст на їх обкладинках вносяться необхідні уточнення і додаткові відомості: перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках до змісту підшитих документів; проставляються номери наказів, протоколів, форм звітності, робляться вказівки на копійність документів тощо.

На обкладинці справи проставляються:

— дата документів (рік початку і закінчення справи). Якщо справа складається з декількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів. У разі зазначення точних календарних дат зазначають число, місяць і рік (місяць словами);

— номер за описом і, за погодженням з архівом організації, номер опису та номер архівного фонду;

— у разі зміни назви організації (її структурного підрозділу) упродовж періоду, що охоплює документи справи, або під час передавання справ до іншої організації (структурного підрозділу) зазначається нова назва організації (структурного підрозділу), а попередня береться в дужки.

У разі вміщення до справи титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи.

Написи на обкладинках справ робляться чітко, розбірливо, чорним світлостійким чорнилом або пастою [12, c. 12-14].


1.2. Складання номенклатур та формування справ

Розроблення номенклатури справ покладається на службу діловодства підприємства. На невеликих підприємствах функції такої служби виконує особа (як правило, секретар), відповідальна за ведення діловодства. Добре, якщо на новому підприємстві ці функції доручають виконувати кваліфікованому працівникові, який набув досвіду документування і роботи з документами на попередньому місці своєї професійної діяльності. Проте всім колись доводиться починати. А молодому спеціалістові, котрий поки що не має достатнього досвіду на деяких ділянках роботи, іноді навіть страшно підійти до розроблення такого важливого документа, як номенклатура справ. Враховуючи це, ми намагатимемося якомога докладніше й послідовніше розкрити всі етапи цієї роботи.

Слід підкреслити, що номенклатура справ є обов'язковим документом для кожного підприємства. Якщо на новоутвореному підприємстві вчасно не розробити номенклатуру, то дуже складним буде групування документів у справи, не забезпечуватиметься їх облік і розшук та неможливим стане відбір документів на подальше зберігання.

Існують три види номенклатур справ: типова, примірка та індивідуальна. Ми, звичайно, зупинимося на підготовці саме індивідуальної номенклатури справ. Проте зазначимо, що типові та примірні номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для підприємств, які належать до сфери їх управління. За наявності одного з таких видів номенклатури її можна використати під час складання індивідуальної номенклатури справ як методичний посібник. Тому, якщо підприємство є дочірнім, галузевим або філією чи відділенням іншого підприємства, то слід обов'язково поцікавитися: чи не було розроблено підприємством вищого рівня для підвідомчих й однорідних за характером діяльності підприємств типової або примірної номенклатури справ. Добре, коли така номенклатура віднайдеться. Що ж робити, якщо індивідуальну номенклатуру справ доведеться розробляти самостійно й уперше? У цьому разі можуть виникнути деякі складності [17, c. 63-64].

Для початку все ж таки радимо віднайти яку-не-будь кваліфіковано підготовлену номенклатуру справ, аби побачити, що вона собою являє. Слід бути досить уважними й вимогливими. Адже, як свідчить практика, дуже великий відсоток номенклатур справ підприємств складено на неналежному рівні. Це стосується не тільки приватних підприємств, номенклатури справ яких часто взагалі відсутні, а насамперед державних, що подекуди ігнорують нормативні документи і не дотримуються відповідних вимог щодо розроблення та застосування номенклатур справ. Проте ми не ставимо за мету розгляд особливих і типових помилок, що їх припускаються підприємства під час складання номенклатур та формування справ. Можемо лише рекомендувати використовувати для ознайомлення ті номенклатури справ, що були погоджені з Центральною експертно-перевірною комісією Державного комітету архівів України, який є спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства. Однією з останніх кваліфіковано підготовлених номенклатур є «Примірна номенклатура справ апарату обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій», розроблена Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства у 2003 році й затверджена наказом Державного комітету архівів України № 24 від 18 лютого 2003 р.

Секретарям комерційних підприємств радимо скористатися «Номенклатурою справ комерційних підприємств і організацій», що була підготовлена начальником відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Державного комітету архівів України Світланою Сельченковою.

Зауважимо, що під час складання номенклатур справ також можна використовувати переліки типових документів із зазначенням строків зберігання документів і/або відомчі (галузеві) переліки документів зі строками зберігання. На сьогодні в Україні основним нормативним актом при визначенні строків зберігання документів є «Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ і організацій із зазначенням строків зберігання документів», затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України № 41 від 20 липня 1998 р. і зареєстрований у Міністерстві юстиції України 17 вересня 1998 р. за № 576/3016 (далі — Перелік типових документів), а також «Зміни до Переліку типових документів», затверджені наказом Державного комітету архівів України № 82 від 23 жовтня 2001 р. і зареєстровані в Міністерстві юстиції України 6 листопада 2001 р. за № 938/6129, та «Доповнення до Переліку типових документів», затверджені наказом Державного комітету архівів України № 93 від 26 листопада 2001 р. і зареєстровані в Міністерстві юстиції України 11 грудня 2001 р. за № 1023/6214.

Коли працівник, на якого покладено розроблення номенклатури справ, вже отримав загальне уявлення про цей документ, він може, нарешті, починати виконання свого завдання. При цьому враховуючи те, що номенклатура справ звичайно вводиться в дію з 1 січня нового року, доречно розпочинати роботу над нею не пізніше листопада попереднього року. Упродовж місяця номенклатура справ має бути не лише складена і оформлена належним чином, а й погоджена з експертною комісією (далі — ЕК) підприємства та експертно-перевірною комісією (далі — ЕПК) відповідного державного архіву, в зоні комплектування якого розташоване підприємство, а також затверджена керівником підприємства. Отже, зважте, чи вистачить вам одного місяця, щоб якісно виконати це завдання [11, c. 56-58].

Також слід зауважити, що складанню номенклатури справ має передувати серйозна підготовча робота, під час якої слід проаналізувати діяльність підприємства в цілому, дослідити напрями діяльності кожного структурного підрозділу окремо, вивчити склад, зміст та кількість документів, що утворюються у процесі діяльності підприємства. При виконанні підготовчої роботи радимо використовувати джерела, що містять інформацію про мету і предмет діяльності, про завдання і функції, що їх має здійснювати підприємство. Такими джерелами передусім є статут підприємства, положення про структурні підрозділи, штатні розписи, посадові інструкції, плани та звіти, а також діючі переліки (класифікатори) документів зі строками зберігання (за їх наявності на підприємстві).

Нарешті ми підійшли до того етапу, коли треба зазначити, що на підприємстві мають бути розроблені, погоджені та затверджені так звана зведена номенклатура справ та номенклатури справ усіх структурних підрозділів та первинних громадських організацій (профспілок), що діють на підприємстві. Для виконання цього завдання може бути обраний один з двох шляхів:

1. Розроблення номенклатур справ структурних підрозділів покладається на посадових осіб, відповідальних за діловодство в цих підрозділах. Кожну з підготовлених номенклатур підписує керівник відповідного структурного підрозділу і погоджує з ЕК структурного підрозділу (за наявності такої комісії у підрозділі) та з керівником архівного підрозділу підприємства. Після чого номенклатури справ усіх структурних підрозділів та первинних громадських організацій зводяться службою діловодства в єдину (зведену) номенклатуру справ підприємства.

2. Працівник (секретар, завідувач канцелярії, керівник служби діловодства тощо), відповідальний за підготовку номенклатури справ підприємства, зібравши пропозиції та вивчивши напрями діяльності, а також склад і зміст документів усіх без винятку структурних підрозділів, може самостійно підготувати проект зведеної номенклатури справ, а після затвердження розподілити її за розділами між структурними підрозділами [11, c. 59].

Відзначимо, що перший шлях справді відповідає вимогам щодо розроблення номенклатур, але він може бути реалізований лише за наявності в структурних підрозділах працівників, здатних кваліфіковано скласти номенклатуру справ. Другий шлях не є унормованим, проте саме він найчастіше обирається на практиці. Отже, вирішуйте самостійно, який шлях з підготовки номенклатур справ доцільніше обрати.

Під час складання номенклатури справ застосовується структурний або функціональний принцип побудови її змісту.

Структурний принцип використовується в основному на великих та середніх підприємствах, які мають визначену структуру. Розділами зведеної номенклатури справ, побудованої за структурним принципом, будуть назви структурних підрозділів підприємства, наприклад: «Загальний відділ. Планово-економічний відділ. Відділ маркетингу і продажу. Відділ інформаційних систем. Відділ кадрів. Юридичний відділ. Фінансовий відділ. Господарський відділ. Транспортний відділ. Профспілковий комітет». При цьому першим розділом, як правило, зазначається служба діловодства (управління справами, загальний відділ, відділ діловодства або канцелярія), а потім усі інші структурні підрозділи відповідно до штатного розпису. Останніми завжди зазначаються первинні громадські організації, що діють на підприємстві.

Функціональний принцип побудови зведеної номенклатури справ використовується на підприємствах, що не мають структури, найчастіше тих, які є суб'єктами підприємницької діяльності недержавної власності. Розділи такої номенклатури справ відображають функції і/або напрями діяльності підприємства, наприклад: «Керівництво. Планування та прогнозування. Організація виробничої діяльності. Облік та звітність. Робота з кадрами. Адміністративно-господарське обслуговування...» [10, c. 13-15].

Текст номенклатури є систематизованим переліком назв справ й оформлюється у табличній формі.

При заповненні граф номенклатури справ необхідно дотримуватись такого порядку:

• у першій графі проставляється індекс справи, який складається з індексу структурного підрозділу підприємства і порядкового номера справи, наприклад: 04-02, де 04 — індекс структурного підрозділу;

02 — номер справи згідно з порядком нумерації в межах розділу;

• у другій графі наводиться заголовок справи. Він має відтворювати вид справи або види документів і розкривати їх зміст. Основною частиною заголовка є викладення питання, з якого справу заведено. Заголовки в номенклатурі справ мають бути короткими, чіткими, гранично точними. В заголовку на початку вказується вид справи (журнал, книга), наприклад: «Журнал реєстрації внутрішніх документів підприємства», «Книга обліку видачі довідок про стаж, місце роботи, заробітну плату працівників підприємства» або вид документів (розпорядження, накази, протоколи, плани, звіти тощо), наприклад: «Розпорядження генерального директора з основної діяльності підприємства», «Протоколи засідань правління підприємства». У заголовках справ, які містять документи з одного питання, але не пов'язані послідовністю ведення діловодства, вживається термін «документи» (у значенні «вид справи»). Основні різновиди документів, згрупованих у справі, зазначаються в дужках, наприклад: «Документи (довідки, доповідні записки, огляди) про підготовку та підвищення кваліфікації кадрів». У заголовках справ, що містять листування, зазначається кореспондент та питання, з якого воно ведеться, наприклад: «Листування з державними органами про постачання і збут продукції підприємства», «Листування з Державним комітетом архівів України про вдосконалення діловодства та архівної справи на підприємстві». Якщо у справі групується планово-звітна документація, то у заголовку обов'язково вказується період (місяць, квартал, рік), за який створено документ, наприклад: «Квартальні плани основних заходів підприємства», «Оперативні (щотижневі) звіти про роботу підприємства»;

• третя графа (кількість справ) заповнюється по закінченні діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилась у минулому діловодному році. Ці дані відображаються в підсумковому записі, який обов'язково оформлюється після закінчення діловодного року.

• у четвертій графі індивідуальної номенклатури справ вказуються строки зберігання і посилання на статті Переліку типових документів. В окремих випадках, коли у справах передбачається формування документів з різними тимчасовими строками зберігання, встановлюється максимальний строк зберігання, наприклад, справа з документами, строки зберігання яких встановлені 3 і 5 років, матиме строк зберігання 5 років. До строку зберігання може бути додано відмітку «ЕПК», яка означає, що документи цієї категорії можуть мати культурне та практичне значення і підлягають постійному зберіганню. Це питання вирішується за погодженням з ЕПК відповідного державного архіву після закінчення діловодного року [21, c. 9-12].

При формуванні документів з грифом «Для службового користування» в одну справу, незалежно від їх змісту, строк зберігання справи не встановлюється, а у четвертій графі ставиться відмітка «ЕК». Із закінченням діловодного року ця справа переглядається ЕК по аркушах і визначається строк її зберігання. За необхідності приймається рішення про переформування документів такої справи (документи постійного зберігання групуються в окрему справу, котрій надається самостійний заголовок, і її додатково вносять до номенклатури справ);

• у п'ятій графі номенклатури справ проставляються відмітки про заведення справ, передавання їх до архіву, про перехідні справи, про осіб, відповідальних за ведення справ.

Індивідуальна зведена номенклатура справ підприємства складається в чотирьох примірниках. Перший (недоторканний) примірник зберігається у справах служби діловодства підприємства. Другий — передається до архівного підрозділу підприємства для контролю за формуванням справ. Третій — надсилається до державного архіву, з яким погоджувалася номенклатура справ. І нарешті, четвертий примірник є робочим документом й розподіляється за розділами між структурними підрозділами підприємства.

Наприкінці діловодного року зведена номенклатура справ підприємства та номенклатури справ його структурних підрозділів обов'язково закриваються підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумкові записи номенклатур справ структурних підрозділів підписують працівники, відповідальні за ведення діловодства у своїх підрозділах, і передають підсумкові відомості до служби діловодства. Керівник служби діловодства (а за відсутності такої служби особа, відповідальна за ведення діловодства на підприємстві), у свою чергу, зводить всі відомості разом, підписує підсумковий запис зведеної номенклатури справ й повідомляє керівникові архівного підрозділу (або особі, відповідальній за архів підприємства) про фактичну наявність справ, заведених на підприємстві за рік.

Як зведена номенклатура справ підприємства, так і номенклатури справ його структурних підрозділів щороку (в кінці кожного діловодного року) переглядаються й уточнюються. Після внесення до них змін та доповнень вони передруковуються, затверджуються відповідно керівником підприємства й керівниками структурних підрозділів і вводяться в дію з 1 січня нового року.

Один раз на п'ять років або ж за наявності суттєвих змін у структурі чи напрямах діяльності підприємства зведена номенклатура справ підлягає перескладанню та повторному погодженню з відповідним державним архівом [22, c. 35-36].

Тепер, коли ми повністю з'ясували всі етапи складання номенклатури справ, саме час перейти до роз'яснення вимог щодо формування справ, тобто групування завершених у діловодстві документів у справи відповідно до затверджених номенклатур справ.

Отже, існують такі вимоги до групування документів у справи:

• у справи вміщуються тільки оригінали документів або, у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;

• не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (з відбитком штампа, що належить органу вищого рівня);

• документи групуються у справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні (що завершуються наступного року) справи. Особові справи формуються впродовж усього часу роботи посадової особи на підприємстві;

• документи, що підлягають включенню до складу Національного архівного фонду і передаються на державне (постійне) зберігання, та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формуються у різні справи.

Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи підприємства, документи постійного та тимчасового зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися впродовж року в одну справу. Після завершення року або вирішення питання документи мають вміщуватися в окремі справи згідно з номенклатурою справ за такими принципами:

• до однієї справи вміщуються документи тільки постійного зберігання, а до іншої — тимчасового;

• до справи вміщуються документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс. При цьому на початку справи завжди вміщується ініціативний документ, а потім документ-відповідь та всі інші документи у логічній послідовності та хронології їх видання;

• документи, створені за допомогою комп'ютерної техніки, групуються у справи разом з документами, надрукованими на друкарській машинці, та рукописними документами на загальних підставах.

Якщо документи за змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа, назва якої та строк зберігання обов'язково вносяться до діючої у певному році номенклатури справ.

Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм) [20, c. 20-21].

Організаційні документи (статути, положення, плани, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (постановами, рішеннями, наказами), вміщуються в справи разом з ними.

В різні справи групуються такі накази (розпорядження):

• з основної діяльності підприємства;

• про прийняття, звільнення, заохочення, сумісництво працівників підприємства, про надання їм матеріальної допомоги;

• про надання відпусток працівникам;

• про накладення стягнень на працівників, про їх відрядження, з адміністративно-господарських питань.

Документи засідань колегіальних органів (дирекції, правління, колегії тощо) підприємства групуються в дві справи:

• протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

• документи з організації та проведення засідань колегіальних органів (порядок денний, список запрошених, макет розсадження, перелік осіб, що виступили).

Протоколи засідань колегіальних органів групуються в справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а у середині групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним засідання.

Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються в справи або за напрямами діяльності підприємства, або за авторами ініціативних документів. За наявності невеликої кількості таких документів їх дозволяється формувати в одну справу. У середині кожної справи зазначені документи систематизуються за датами доручень.

Затверджені плани, звіти, кошториси групуються в справи окремо від проектів цих документів.

Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом [19, c. 17-18].

В особових справах працівників документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності:

• внутрішній опис документів справи;

• заява про прийняття на роботу (контракт);

• направлення або подання;

• особовий листок з обліку кадрів;

• автобіографія;

• документи про освіту (копії дипломів, атестатів, свідоцтв тощо);

• витяги з розпорядчих документів (наказів, роз-поряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника;

• доповнення до особового листка з обліку кадрів;

• довідки та інші документи.

Копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки.

Особові рахунки працівників підприємства, відомості про нарахування заробітної плати та інші подібні фінансові документи систематизуються в межах року в алфавітному порядку за прізвищами або щомісячно.

Методичне керівництво і контроль за формуванням справ підприємства здійснює його служба діловодства або посадова особа, відповідальна за ведення діловодства на підприємстві [14, c. 176-177].

1.3. Передавання справ до архіву та на зберігання

До архіву організації передаються справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та щодо особового складу. їх передавання здійснюється тільки за описами справ.

Підготовка справ для передавання до архіву включає перевірку правильності оформлення справ і документів кожної справи, перевірку правильності формування документів у справи та відповідність справ затвердженій номенклатурі. У разі виявлення будь-яких недоліків працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути, а також вжити заходів до розшуку відсутніх справ.

Приймання кожної справи здійснюється працівником архіву організації у присутності працівника структурного підрозділу, який здає документи. У всіх примірниках опису справ робиться позначка про приймання кожної справи, і в кінці опису зазначаються цифрами та словами фактична кількість справ, номери відсутніх справ, дата приймання-передавання справ та підписи осіб, які здають і приймають справи. Доставляння справ до архіву здійснюється підрозділами-здавальниками.

Національний архівний фонд України (НАФ України) — це сукупність архівних документів, які зберігаються в Україні або відповідно до міжнародних угод підлягають передаванню Україні, відображають історію духовного і матеріального життя Українського та інших народів, мають культурну цінність, є надбанням української нації, визнані такими відповідно до експертизи і зареєстровані в передбаченому законом порядку.

Передавання документів Національного архівного фонду на державне зберігання здійснюється щорічно після закінчення термінів їх зберігання в архіві організації згідно з графіком, затвердженим керівниками організації та відповідного державного архіву.

В організаціях з невеликим обсягом справ постійного зберігання, а також у громадських організаціях, що здійснюють діяльність у межах термінів скликання, передавання документів на державне зберігання може здійснюватися один раз на 3 — 5 років або після закінчення термінів скликання [11, c. 64-65].

Документи організацій передаються на державне зберігання у впорядкованому стані за описами, затвердженими в установленому порядку. Надходження документів оформлюється актом приймання-передавання, що складається у двох примірниках, перший з яких разом з документами передається до державного архіву, а другий залишається у справі фонду архіву організації.

Передавання справ здійснюється за описами у трьох примірниках. На всіх примірниках описів робляться позначки про приймання справ до державного архіву. Четвертий примірник опису разом з примірником акта залишається в архіві організації.

Випадки відсутності окремих справ застерігаються в акті приймання-передавання документів, а причини відсутності справ — у довідці, що додається до акта.

Разом із справами на державне зберігання передається історична довідка про організацію та її документи або доповнення до неї.

Державній реєстрації підлягають усі документи організації, віднесені експертизою цінності до складу Національного архівного фонду. Державна реєстрація документів Національного архівного фонду здійснюється відповідним державним архівом сумарно за обліковими відомостями архіву організації, де зберігаються ці документи.

Після затвердження рішення ЕПК про віднесення документів організації до складу Національного архівного фонду відповідний державний архів оформляє на ці документи реєстраційне свідоцтво, яке видається організації-власнику документів разом із примірником затвердженого опису документів.

Питання видачі, переоформлення й анулювання реєстраційних свідоцтв регулюються Положенням про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 року № 853 [23, c. 425-427].


Розділ 2. Зразки документів

ДОРУЧЕННЯ

м. Київ 25.04.09

Видане Колісніченко Володимиру Миколайовичу, м. Київ, вул.. Лісова, б. 36, зав. відділу обробки та інформатизації у тому, що йому доручається представляти інтереси Центральний відділ НАН в державних, кооперативних і суспільних установах з усіх питань, пов'язаних ізнаукової діяльності та розробки нових впроваджень у сфері інформатизації.

Для виконання представницьких функцій надаються такі права: отримувати документи, подавати заяви, вести справи в усіх судових, арбітражних та адміністративних установах з усіма правами, що надані законом позивачеві, відповідачеві і третім особам;

укладати всі дозволені законом угоди, одержувати належне довірителю майно, розписуватися і здійснювати всі інші законні дії, пов'язані з виконанням цього доручення.

Повноваження з цього доручення не можуть бути передані іншим особам.

Доручення видане терміном на 1 рік

Доручення зареєстроване за № 544

Начальник (підпис) Бойко Т.В.

Печатка

Головний бухгалтер (підпис) Холодна К.О.


Відкрите акціонерне товариство «Харківський механічний завод»

НАКАЗ

05.09.2007 м. Харків № 407-ос

Про прийняття на роботу Сокола В. В.

ПРИЙНЯТИ:

СОКОЛА Валентина Вікторовича малярем 3 розряду ремонтно-будівельної дільниці цеху благоустрою і господарського забезпечення з окладом 500 грн на місяць, установивши строк випробування один місяць, з 06.09.2007.

Підстава: заява Сокола В. В. від 05.09.2007.

Директор Підпис І. П. Сидоров

З наказом ознайомлений: Підпис В. В. Сокіл

06.09.2007


Алчевський металургійний комбінат

НАКАЗ

16.11.06 № 84 м. Алчевськ

Про особовий склад

ПРИЗНАЧИТИ:

Петрова М. В., інженера відділу праці та заробітної плати, на посаду старшого інженера з 01.12.06 з окладом згідно зі штатним розписом.

Підстава: доповідна записка зав. відділу Сироти М. А.

ПЕРЕВЕСТИ:

Іваненка І. П., слюсаря електроцеху, на посаду техніка лабораторії контрольно-вимірювальних приладів з 01.12.06.

Підстава: заява Іваненка І. П.

Ткаченко Ю. П., прибиральницю, на посаду гардеробниці з 18.12.06. Підстава: заява Ткаченко Ю. П.

Директор заводу (підпис) О. І. Зайченко


Інститут хімії поверхні ім. О.О. Чуйка НАН України