Архівне зберігання документів, номенклатура справ

Вступ.

Розділ 1. Теоретичні основи архівного зберігання документів.

1.1. Підготовка документів до зберігання.

1.2. Складання номенклатур та формування справ.

1.3. Передавання справ до архіву та на зберігання.

Розділ 2. Зразки документів.

Розділ 3. Техніка безпеки секретаря на робочому місці.

Висновки.

Список використаної літератури.


Вступ

Актуальність теми. Діловодство – це діяльність управлінських працівників щодо створення документів та організації роботи з ними.

Основними функціями документів є інформаційна, соціальна, комунікаційна, культурна, облікова, правова, джерело історії тощо. Організація роботи з документами – це створення умов для руху, пошуку і зберігання документів у діловодстві.

У кожній організації формується своя номенклатура справ та їх номери, порядок розміщення, термін зберігання тощо.

Основними шляхами покращання діловодства в будь-якій організації є застосування режиму «фільтрації» документів, передавання права підпису другорядного значення документів, підвищення швидкості обробки документів, покращання умов праці працівників апарату управління.

Документування управлінської діяльності охоплює всі процеси, що відносяться до запису (фіксації) на різних носіях та оформлення за встановленими правилами інформації, необхідної для здійснення управлінських дій. Документування здійснюється природною мовою (рукописні, машинописні документи, у тому числі телеграми, телефонограми), а також штучною з використанням нових носіїв (флеш-карти, дискети, диски та ін.).

Склад управлінських документів визначається компетенцією і функціями організації, порядком вирішення питань, обсягом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями і закріплюється в табелі документів. Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується застосуванням Державної системи документаційного забезпечення.

Питанням організації документування в радянський період присвятили свої праці М.Г. Бєлов і В.О. Орлов, Н.А. Бортник, І.І. Ємець, В.Г. Горєлкин, М.К. Козуб, С. Жакіпбеков, Г.Г. Жуйков, Н.І. Іванов, Г.Г. Кірейцев, З.В. Кір’янова, С.С. Кромін, І.С. Мацкевічюс, Ю.С. Румянцев, В.В. Сопко, А.М. Фєдяєв і В.Є. Кириченко та ін. Значний внесок в створення принципів документування зробили зарубіжні вчені E. Хелльмунд і К.Х. Клауке. Проблеми автоматизації документування досліджували М.А. Бортник, І.І. Ємець, Т.А. Краєва, В.Ф. Палій, Я.В. Соколов та інші вчені.

Документи, що формувались в період командної системи, функціонують сьогодні зовсім в інших – ринкових – умовах. Під впливом розвитку економічних відносин суттєво змінюється і зміст відображуваних процесів, самих фактів – дій та подій. Виникли нові об’єкти документування. Об’єктивною стала потреба інакше висвітлювати в навчальній літературі питання про створення документів, їх реквізити, сутність операцій, захист комерційної інформації в умовах комп’ютерного обліку.

Мета і задачі дослідження. Метою дослідження є розробка теоретичних і методологічних основ документування, реєстрації та обробки документів.

Для досягнення поставленої мети були визначені наступні завдання:

· дослідити діючу практику та існуючі підходи щодо документування фактів господарського життя в нових умовах господарювання;

· обґрунтувати місце і роль, значення і функції документування;

· оцінити сучасний стан документування ну господарських товариствах.

Предметом дослідженнябули принципи та процеси документування, сукупність теоретичних, методологічних та організаційних проблем документування в сучасних умовах господарювання.

Об’єкт дослідження– порядок та існуюча система побудови і організації процесу документування на підприємствах України.

Методи дослідження. У процесі дослідження використані різні наукові методи. Теоретичні основи документування досліджувались методом індукції та дедукції. За допомогою цього методу визначено загальний напрям розвитку теорії і практики документування. Шляхом використання методу причинно-наслідкового зв’язку та абстрактно-логічного методу виявлено причини відсутності окремих класифікаційних ознак документування та обґрунтовано необхідність в їх побудові.


Розділ 1. Теоретичні основи архівного зберігання документів

1.1. Підготовка документів до зберігання

Документи з моменту створення (надходження) і до передання їх в архів організації зберігаються за місцем формування справ.

З метою підвищення оперативності пошуку документів справи у шафах розташовують відповідно до номенклатури справ, за присвоєним у ній індексом, який зазначають на корінці обкладинки справи.

Збереження документів і справ у структурних підрозділах забезпечують керівники цих підрозділів і посадові особи, відповідальні за діловодство. Справи повинні зберігатися в робочих кімнатах або спеціально відведених для цього приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

Магнітні стрічки і фонограми засідань колегіальних органів зберігаються у відповідального секретаря, який несе відповідальність за їх збереження. На стрічці та коробці робиться позначка про дату засідання і час запису.

Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних підставах.

Видача справ у тимчасове користування іншим підрозділам організації або іншим організаціям здійснюється з дозволу керівника. На видану справу заводиться картка-замінник справи, в якій зазначаються назва справи, її індекс за номенклатурою, дата видачі, кому справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали і прийняли справу.

Вилучення документів постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника організації з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії документа.

Закінчені в діловодстві справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання" підлягають здаванню до архіву організації для зберігання і наступного користування. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися до архіву організації за погодженням з її керівником[15, c. 215-216].

Архів — це установа чи її структурний підрозділ, що організує і забезпечує відбирання, нагромаджування архівних документів, їх облік, зберігання, користування ними. Неправильно застосовувати термін «архів» до архівосховища — спеціально обладнаного приміщення, призначеного для зберігання архівних документів.

"Правилами роботи архівних підрозділів для документів тимчасового зберігання (понад 10 років) використовується термін «документи довготривалого (понад 10 років) зберігання», проте стандартом ДСТУ 2732 його не закріплено.

Підготовка документів до передання до архіву організації включає:

— експертизу цінності документів;

— оформлення справ;

— складання описів справ.

Експертиза цінності документів - це визначання на підставі чинних засад і критеріїв культурної цінності документів.

Цінність документа — інформаційні та інші характерне тики документа, що зумовлюють його значущість для особи, суспільства, держави.

Експертиза цінності документів передбачає всебічне вивчення документів з метою оцінки їх наукового, історико-культурного значення. Висновки експертизи є єдиною підставою для включення документів до Національного архівного фонду, а також для встановлення строків зберігання документів.

Принципи, за якими здійснюється експертиза цінності документів, це:

— принцип об'єктивності — коли в основу оцінки документів беруться об'єктивно існуючі фактори змісту, значущості фондоутворювачів (далі авторів), юридичної сили документів, їх оригінальності, часу створення, повторюваності інформації в інших документах;

— принцип історизму, який передбачає вивчення відомостей про авторів і змісту документів, які вони склали, виходячи з особливостей того часу, коли виникли ці документи;

— принцип всебічності та комплексності, який полягає у вивченні відомостей про авторів і документи, які вони склали, не ізольовано, а у складі певних комплексів (архівних фондів, колекцій), з урахуванням їх місця серед документів інших авторів [13, c. 5-7].

Основними критеріями при визначенні цінності документів є:

— критерій походження — вивчення ролі та значення авторів у житті суспільства, значущості подій, явищ, предметів, відображених у документах, часу і місця їх виникнення;

- критерій змісту — установлення значення інформації,, що міститься в документах, її повторюваності в інших документах, цільового призначення, видів і різновидів документів, ступеня їх збереження у складі певного комплексу документів;

- критерій зовнішніх особливостей — урахування оригінальності, наявності чи відсутності резолюцій, віз, поміток, художніх, палеографічних, мовних та інших особливостей в оформленні, фізичному стані документів.

Експертиза цінності документів в організації здійснюється:

- у поточному діловодстві під час складання номенклатури справ, формування документів у справи та