Оптимізація системи управління документообігу ЗНЗ

Вступ

Розділ І. Методологічні основи дослідження системи документообігу

1.1.Сучасний стан дослідження системи управління документообігом

1.2. Уточнення основних понять дослідження

1.3. Підходи, принципи та методи дослідження системи документообігу ЗНЗ

Розділ ІІ. Теоретичні основи дослідження системи документообігу ЗНЗ

2.1. Сутність та особливості документування діяльності загальноосвітнього навчального закладу

2.2. Структура і функції служби діловодства умови для видання та зберігання документації, автоматизація діловодства

2.3. Виділення критеріїв ефективності системи управління ЗНЗ

Розділ ІІІ. Практичне дослідження системи документообігу ЗНЗ № 282

3.1. Організація та специфіка діловодства у навчальному закладі № 282

3.2. Шляхи оптимізації системи управління документообігу

Висновки

Список використаної літератури


Вступ

Актуальність теми. Освіта - одна із найважливіших галузей держави, тому вона повинна діяти в суворій відповідності до нових законів. В державі завершується створення пакету законів про освіту, які мають бути настільною книгою кожного директора закладу освіти в управлінській діяльності.

Багатоманітність управлінської діяльності, єдність та взаємозв´язок, притаманні управлінню, форми й методи керівництва, а також види зворотного впливу об´єктів управління на функції суб´єктів — усе це неминуче відбивається у відповідних документах, з допомогою яких органи управління реалізують свої рішення.

Сучасна система освіти України — це сукупність системи освітніх програм і державних освітніх стандартів різних рівнів і спрямованості; мережі освітніх установ різних організаційно-правових форм, типів і видів; систем и органів управління освітою і підвідомчих їм установ та підприємств. Навчальні заклади України являють собою розгалужену мережу об’єктів управління, її серйозна проблема полягає у відсутності дієвого зворотного зв’язку потоків інформації — від шкіл до органів управління освітою в регіонах і далі до Міністерства освіти та науки України.

Сучасний рівень організації діловодства в Україні, її нормативно-правового регулювання, наукового та методичного забезпечення, впровадження у ЗНЗ засобів інформатизації і стан підготовки кваліфікованих документознавців свідчить, що в країні з 1991 р. здійснено низку заходів для високоефективного функціонування цієї сфери практичної діяльності. Разом з тим всі згадані чинники формування досконалого рівня діловодства досі у науковій літературі, як правило, розглядалися якщо не ізольовано, то у мінімальному взаємозв’язку.

Проблемна ситуація. Будь-яка навчальна установа, незалежно від форми власності самостійно вирішує проблему документного забезпечення управління, за рахунок удосконалення якої стає можливим підвищення рівня його ефективності, корпоративної культури взагалі. Для загально-навчального закладу робота з документами - один Із головних методів діяльності, оскільки завжди виникає необхідність фіксування того чи іншого результату діяльності, як колективу в цілому, так і кожного учня зокрема.

На сьогоднішній день в більшості навчальних закладів існує ряд труднощів, пов´язаних з документообігом, а саме :

- великий обсяг документів ,адже система навчальної документації має бути максимально повною і детальною, що дасть можливість комплексно відображати інформацію навчального процесу ЗНЗ;

- відсутність обробки інформації технічними засобами,що призводить до зростання обсягу непродуктивної ручної праці;

- несвоєчасність виконання документаційної роботи працівниками навчальних закладів;

- відсутність постійної системи контролю в роботі з документообігом.

Мета дослідження — знайти шляхи оптимізації системи управління документообігу ЗНЗ.

Завдання дослідження:

1. Проаналізувати сучасний стан системи управління документообігом.

2. Уточнити основні поняття дослідження.

3. Визначити підходи, принципи та методи дослідження системи управління документообігу ЗНЗ.

4.Розглянути сутність та зміст системи управління документообігу.

5.Дослідити специфіку системи управління документообігу ЗНЗ.

6. Обґрунтувати критерії оптимізації системи управління документообігу ЗНЗ.

7.Проаналізувати ефективність системи документообігу ЗНЗ № 243.

8.Розробити шляхи оптимізації системи управління документообігу ЗНЗ №243.

Предмет дослідження — система управління документообігу ЗНЗ.

Об´єкт дослідження - оптимізація системи управління документообігу ЗНЗ.

Гіпотеза дослідження

Основна гіпотеза: - Налагоджена система документообігу в навчальному закладі є одним з визначальних чинників ефективності виконання всіх функцій управління.

Додаткові гіпотези :

- Оптимізація системи документообігу ЗНЗ можлива при використанні таких напрямків удосконалення як стандартизація, уніфікація тексту документів, використання сучасних технічних засобів створення, копіювання, обробки і зберігання документів.

Методи дослідження. Під час дослідження були використані такі дослідницькі методи: поняттєвого аналізу, історико-порівняльний, системного аналізу.

Структура роботи. Робота складається із вступу, трьох розділів (8 підрозділів), висновків, списку використаних джерел та літератури. Загальний обсяг роботи становить 78 сторінок, у тому числі: основний текст – 69 сторінок, список використаних джерел та літератури, що містить 57 назв на 5 сторінках.

Розділ І. Методологічні основи дослідження системи документообігу

1.1.Сучасний стан дослідження системи управління документообігом

Як зазначає Н.Слободянюк [52], документообіг - це рух документів з організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки.

Відповідно до визначення (ДСТУ Р 51141—98), документообігом є «рух документів в організації з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення», тобто повний цикл життя всього числа документів в організації до передачі їх до архіву або на знищення.

Діловодство, чи «документаційне забезпечення управління», згідно цього ж джерела, означає «галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами». Тобто діловодство є сукупністю організаційних механізмів ведення і контролю документообігу офіційних документів.

Ю.Палеха [46] зазначає, що традиційне діловодство передбачає ведення великої кількості журналів та/або картотек, що обслуговують паперовий документообіг. І саме ведення цих картотек є першочерговим об´єктом автоматизації діловодства. У той же час ніщо не заважає включити до автоматизованої системи можливість зв´язку картки з електронним образом власне документу (текстом і навіть зображенням, звуком і відеофільмом). У такий спосіб створюються технологічні умови для переходу до електронного документообігу. Перехід же до електронного документообігу, у свою чергу, створює передумови для формування електронних архівів з ефективними механізмами довідково-аналітичної роботи на величезній кількості документів у різних формах представлення.

З іншого боку, використання комп´ютерної мережі створює умови для децентралізації виконання різних діловодних функцій при збереженні централізованого контролю за документообігом. Можна, наприклад, дозволити підрозділам і навіть окремим працівникам здійснювати самостійну реєстрацію документів і при цьому централізовано контролювати їхнє проходження. Більш того, наявність мережі, що зв´язує територіально віддалені органи влади, дозволяє забезпечити централізований контроль за документообігом, що неможливо здійснити в рамках чисто паперової технології.

Л.Погрібна [49] пропонує використання системи автоматизації діловодства і документообігу (далі САДД), що цілком відповідає існуючій діловодній практиці. Вона забезпечує ведення величезної кількості електронних картотек, що, однак, є при цьому підмножинами єдиної картотеки органу влади. При цьому резолюції і пов´язані з ними документи автоматично переміщаються між картотеками відповідно до прийнятої технології проходження документів.

Таким чином, у будь-який момент часу є наявною повна інформація про стан, історію руху і виконання документів в органі влади. Даний комплекс програмного забезпечення (ПЗ) дозволяє також вирішити проблему координації роботи з документами в територіально-розподілених підрозділах або представництвах органу влади. Забезпечується обмін документами і резолюціями з використанням сучасних систем зв´язку між підрозділами.

Донині існують досить полярні концепції документознавства: широкого й вузького його розуміння. Паралельне існування в науковій та освітній сферах двох документознавств — наук із однією назвою, але з різним змістом, як підкреслює Н.М.Кушнаренко [7, c. 37], створило двоякий смисл дисципліни, зумовило певні незручності й спричинило полеміку на сторінках періодичних видань.

Термін «документообіг» вживався й для означення науки про способи використання записаної інформації, а крім того — для означення динамічної діяльності комплексного міждисциплінарного змісту, терміносистема якої має тенденцію до розширення.

Еволюцію окремих визначень поняття «документообіг», що існують на сьогоднішній час, подано в таблиці 1.1.

Таблиця 1.1

Визначення поняття «документообіг»

Визначення поняття

Джерело

1.

Наукова дисципліна, що розробляє питання теорії документа, вивчає закономірності генезису та еволюції документа, загальні для всіх наук проблеми функціонування документів, практики їхнього створення та роботи з ними

Кулешов С.Г. Документознавство: Історія. Теоретичні основи/УДНДІАСД; Держ. акад. керівн. кадрів культури і мистецтв. - К, 2000.-С 46.

2.

Теорія документування управлінських процесів... роботи з документами в управлінні, проектування форм документів і уніфікованих систем документації

Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения. М.2001.-С.92.

3.

Комплекс наукових дисциплін, орієнтованих на всебічне вивчення документа в широкому контексті, а також різноманітних утворень документів, що формують документну інфраструктуру суспільства

Слободяник М.С. Структура сучасного документознавства// Вісник Кн. палати. — 2004.-№3.-С.22.

У радянській період головну увагу дослідники приділяли організаційно-методичним та технологічним аспектам діловодства. Перші дослідження з цих питань було проведено в 1920‑х рр., а їх результатом стало видання профільних підручників. Наприкінці 1930‑х рр. особливості системи діловодства було висвітлено Г. Нефедовим, який звернув увагу на необхідність посилення контролю за виконанням документів, поліпшення умов їх зберігання тощо. У 1950–1960‑х рр. збільшується кількість спеціальних публікацій, в яких порушуються питання раціональної організації діловодства в закладах освіти. Удосконаленню систематизації документів, схем класифікації документної інформації і номенклатур справ присвячено статті І. Скорика, М. Савченка, О. Новикова, Я. Теплицького.

У 1970–1980-хрр. організаційно-методичні та технологічні питання діловодства розглядали З.Бондаренко, В.Кірсанова, В.Купченко, Н.Мастерова, С.Дудник, В.Кузнецова, Ю.Пришва, І.Глуховська, О.Мушкін.

У пострадянській Україні було розпочато дослідження проблем управлінського документознавства, організації діловодства в нових політичних та економічних умовах. У цьому напрямі активно працюють такі дослідники, як С.Кулешов , В.Бездрабко, О.Загорецька, С.Сельченкова, Ю.Палеха [43-47]. У низці досліджень провідних російських документознавців (А.Сокова, М.Ларін, О.Рисков та ін.) ці аспекти цілком справедливо аналізуються з позицій документаційного забезпечення управління, зважаючи на зміни (управлінські, інформаційні, технологічні), що відбулися у функціонуванні органів освіти.

У сучасній Україні увага науковців до проблем організації діловодства в закладах освіти значно зменшилась. Якщо вони і розглядаються, то у сукупності з проблематикою реалізації діловодних процесів в органах державної влади. Однак, незважаючи на актуальність, питання ДЗ діяльності закладів освіти в Україні у комплексній науковій праці документознавцями ще не порушувалися.

Так, Я.Кавторєва схиляється до думки, що основні фактори ефективності автоматизації документообігу з використанням пропонованого програмного рішення:

  • Заощадження організаційно-технічних витрат, пов´язаних з розмноженням і переміщенням документів, реєстрацією роботи з ними.
  • Упорядкування технології роботи з документами. Впровадження єдиної комп´ютерної технології дозволяє підприємству перейти на єдину систему діловодства і документообігу.
  • Прискорення проходження документів на підприємстві за рахунок ефективної електронної технології розсилання документів і резолюцій.
  • Повний контроль за документами і роботою персоналу з ними. Засоби системи дозволяють здійснювати як оперативний контроль за діяльністю підприємства, так і аналітичну обробку накопичуваних даних про документи і роботу з ними персоналу. Основа пропонованого рішення — система автоматизації діловодства і документообігу — є сучасним масштабованим рішенням.

Проблема забезпечення ефективної організації документообігу в інформаційних системах галузі освіти (ІСО) як технологічної компоненти навчальних закладів і установ управління освітою є важливим практичним завданням модернізації освіти в Україні. Специфіка документообігу в ІСО полягає в забезпеченні адекватного вирішення ключових завдань документообігу в умовах динамічних змін у ділових процесах та схемах електронної обробки документів.

На сьогоднішній день існують такі системи документообігу для різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по основній діяльності, особовому складу) та документообігу:

– централізований документообіг (вся документація централізовано реєструється)

– децентралізований документообіг (допускається реєстрація документів у кількох місцях за умови річного документообігу 100 тисяч і більше, а також за наявності територіально уособлених структурних підрозділів та певних особливих умов роботи)

– змішаний документообіг (найбільш важлива внутрішня документація та листування керівництва реєструється у канцелярії, решта документів – у структурних підрозділах).

1.2. Уточнення основних понять дослідження

Базовими процесами в діяльності ЗНЗ є діловодство та документообіг, які відображають стовідсотковий відбиток управлінських процесів у документальній формі.

Документообіг включає процеси створення і передачі документів, розподілення задач між учасниками, для яких виконується оцінка кількості документів та ефективності їхньої обробки за різними маршрутами їхнього проходження в системі.

Діловодство – це комплекс заходів документування (реєстрація, облік, розсилання) та організації роботи з документами з урахуванням стану нормативно-правової бази зберігання документів та регламентація документообігу.

Термін «документообіг» на поточний момент вживається надзвичайно широко і зустрічається в описі практично кожної інформаційної системи. Об’єм документообігу складається з вхідних, вихідних та внутрішніх документів, які оброблені за період одного календарного року.

Початково термін “документаційне забезпечення" означав: “1) документування будь-якої діяльності державних органів у будь-якій формі; 2) контроль за якістю і кількістю утворюваних документів; 3) спрощення процесів підготовки, зберігання і користування документами; 4) забезпечення зберігання і передачі на знищення чи постійне зберігання документів; 5) забезпечення функціонування технічних засобів, пов’язаних зі створенням, обробкою і зберіганням документів" [35, c. 40]. Як бачимо, за змістом документацій не забезпечення було дуже близьким до зарубіжного керування документаційними процесами (records management), що свідчить про дійсні намагання знайти еквівалент діловодству не тільки на рівні форми, але й семантичного наповнення. Час продемонстрував успішне входження цього терміну в словник наукової лексики, а ГОСТ Р 51141–98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закріпив синонімічність термінів “делопроизводство" і “документационное обеспечение управления", урівнявши їх у значенні і використанні.

Документ (слово латинського походження, що означає "доказ") - це засіб закріплення на папері інформації про факти, події, явища дійсності і про діяльність людини. Ділові папери різних видів оформляються за певними стандартами, що полегшує ведення документації, ділового листування [14, c. 21].

Тлумачення поняття “керування документаційними процесами", подане в ДСТУ 4423:2005, різниться від пропонованих раніше. Якщо у чинному термінологічному стандарті у сфері діловодства й архівної справи до англомовного варіанту records management зустрічаємо україномовну версію керування документацією, то в ДСТУ 4423–1:2005 розробники відмовляються від буквального перекладу терміну словосполучення, мотивуючи неадекватністю віддзеркалення змісту іншомовного терміну, а також некоректністю значень лексем. Тому, замість звичного “керування документацією" маємо модифіковану версію – “керування документаційними процесами". Останнє трактується як галузь керування, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву, вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень, інформації про ділову діяльність [33, 3].

Таким чином, збагачення терміносистеми документознавства у прикладному сенсі стало свідченням стрімкого розвитку діловодства. Входження у науковий обіг термінів “документаційне забезпечення управління", “керування (управління) документацією" / “керування документаційними процесами" стало ознакою часу. Так склалося завдяки, по-перше, зростання ролі практичної сфери роботи з документами у суспільстві, по-друге, удосконалення інформаційних технологій продукування, розповсюдження, використання та збереження інформації, а, по-третє, освоєння відповідного зарубіжного досвіду. Це, в свою чергу, вплинуло на зміст документознавства як науки, зрослої на ґрунті досягнень роботи з документами. Проваджене термінологічне студіювання дозволить розкрити чинники еволюції документознавства, а відтак доповнити історію науки, її історіографію.

Документне забезпечення управління (ДЗУ) охоплює питання документування, організації роботи з документами в процесі здійснення управління і систематизації архівного збереження документів [45, c. 12].

Документування — запис інформації на різних носіях за встановленими правилами, що являє собою створення документів, тобто їхнє складання, оформлення, узгодження і виготовлення [47, c. 15].

Діловодство — ведення канцелярських справ, сукупність робіт з документування діяльності установи та з організації документів в них або інакше, комплекс заходів із забезпечення ДОУ підприємства або організації [50, c. 87].

Організація роботи з документами — організація документообігу, збереження і використання документів у поточній діяльності установи, забезпечення руху, пошуку, збереження і використання документів [56, c. 22]. Виконання документа - вид управлінської діяльності, зміст, характер, строки виконання та виконавці якої обумовлені інформацією документа або встановлені нормативно-правовими актами [1].

Відомчий (галузевий) перелік документів - систематизований список документів, створюваних у процесі профільної діяльності всіх суб´єктів документаційного забезпечення управління певної галузі чи сфери діяльності, із зазначенням строків зберігання документів[1].

Документаційне забезпечення управління - система засобів, що базується на сучасних інформаційних технологіях, яка сукупністю наявних документаційних та людських ресурсів забезпечує досягнення цілей управління[1]. Вивчення проблеми знайшло вихід в активному освоєнні зарубіжного досвіду – основних методів і принципів організації діловодства, пропонованими у руслі records management, їх адаптації до вітчизняних умов документування й функціонування документації (з поправкою на повний “життєвий цикл документа"). Помітніше входження до наукового обігу терміну “керування документацією", “управління документацією", а згодом – “керування документаційними процесами" засвідчило нагальність для вітчизняної науки і практики ідеї цілісності діловодних процесів і архівістики. Всеохопність “життєвого циклу документа", пропагована керуванням документацією, постулює фундаментальну єдність діловодства й архівної справи, що виражає себе на кожному з рівнів побутування документів й організації роботи з ними і складає об’єктно-предметну сферу документознавства.

Це продукувало розширення кола симпатиків керування документаційними процесами. Фактами позитивної реакції, визнання доцільності удосконалення діловодних процесів з урахуванням досягнень records management стали, наприклад, потрапляння зарубіжного досвіду керування документаційними процесами у перелік дисертаційних тем, навчальну літературу, науково-дослідні програми провідних галузевих інституцій [29, 10–11], обговорення теми на шпальтах спеціальної періодики [36–39] і, зрештою, звершенням модифікованої національної версії ISO 15489 “Інформація та документація. Керування документацією" – ДСТУ 4423:2005 “Інформація та документація. Керування документаційними процесами" [33, 34].

Документація - сукупність службових документів, об´єднаних за ознакою належності до певної галузі, сфери, напряму діяльності, установи чи її підрозділу [1].

Загальна і найбільш характерна властивість усіх документів полягає в тому, що вони є джерелами або носіями інформації. Тому документи широко використовуються у нашій повсякденній діяльності. Як носії інформації вони й сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого ЗНЗ чи установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Під уніфікацією документів розуміють розробку єдиних зразків документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах, в організаціях і установах незалежно від виду діяльності та форм власності. Так, уніфіковано всі банківські та касові документи, бланки авансових звітів та посвідчень на відрядження, товарно-транспортних накладних, розрахунково-платіжних відомостей, податкових накладних та інших документів. Уніфікація документів забезпечує широту використання, можливість всебічного опрацювання на ПЕОМ, масове тиражування бланків, що здешевлює їхню вартість.

Під стандартизацією документів розуміють встановлення для бланків однотипних документів однакових, найбільш раціональних розміру і форми із завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів. Друкування стандартних бланків документів великими тиражами дає значну економію паперу, здешевлює їх виготовлення.

До системи документообігу організації входять різноманітні документи – листи, договори, посадові інструкції, бухгалтерські та податкові звіти тощо. І від того, наскільки чітко організований процес їх проходження, залежить ефективність управління організацією у цілому.

Правила документообігу – один з важливих елементів облікової політики. Організація зобов’язана сформувати їх і затвердити. На нашу думку, графік документообігу робити частиною наказу про облікову політику не доцільно. Краще записати у ньому: «Документування господарських операцій здійснюється згідно з графіком документообігу, який керівник організації затверджує окремим наказом». Тоді ви зможете правити графік так часто, як це буде потрібно, на відміну від облікової політики. Адже будь-що змінювати у ній можна тільки з початку року.

Грамотно побудована система документообігу не тільки спрощує роботу секретаря ЗНЗ, але й дозволяє значно підвищити ефективність фінансового управління ЗНЗ.

Без регламенту документообігу на будь-якому підприємстві будуть заплутані маршрути проходження і втрати документів, нечітка номенклатура справ і, як наслідок, проблеми з пошуком документів, веденням управлінського обліку, неможливість встановити взаємозв’язок між ними та одержати оперативний доступ до історії угод.

Крім того регламент документообігу є інструментом підвищення дисципліни співробітників. Персонал доводиться навчати і працювати на комп’ютері, і правильного оформлення документів. Якщо працівник володіє цією навичкою, вміє звертати увагу на деталі, він стає дисциплінованішим.

Одним з способів вирішення такої проблеми є створення електронних баз даних документів.

Розробляє і затверджує типові форми первинного обліку Державний комітет статистики (Держкомстат) України.

Таким чином, контролюючи документообіг, ми контролюємо процес, відстежуємо його основні складові. Тому контролювати документообіг ЗНЗ у певному процесі повинна людина, яка володіє ним, – функціональний керівник. Добре, якщо вдасться залучити співробітників ЗНЗ до контролю документообігу. Наприклад, співробітник, беручи участь у процесі, бачить, що передавання документа організоване неоптимально. Тоді він повинен поінформувати про це керівника – у т. ч. і тому, що можливі зриви ускладнюють його ж власну діяльність. Якщо зриви носять постійний характер, слід внести зміни до процедури документообігу.

1.3. Підходи, принципи та методи дослідження системи документообігу ЗНЗ

Як ми дослідили в попередньому пункті причини актуалізації діловодної проблематики, то можемо зазначити що на сьогоднішній день актуальні наступні напрямки оптимізації документообігу: 1) упровадження електронно-обчислювальної техніки в усі сфери людської діяльності; 2) необхідність раціональної організації діловодства в установі із метою економії робочого часу, ефективності реалізації управлінських завдань і рішень; 3) успішне комбінування різних напрямів роботи з документами [35, 6–18]. Багатоплановість виявів діловодства провокувала його дослідників всебічно вивчати організацію роботи з документами. Відтак у колі визначених шляхів осягнення документування й документообігу відбиваються такі моменти: найприйнятніші форми організації роботи з документами, матеріально-технічне забезпечення діловодства, вироблення технічних вимог, що пред’являються до документів у контексті можливостей закріплення інформації, зберігання і користування ними; економія робочого часу при оформленні документів; забезпечення дотримання суб’єктами діловодних процесів правових засад; урахування суб’єктивних факторів задля успішної постановки діловодства тощо [35, 18–22]. Саме ці дослідницькі напрями стали визначальними для накопичення практичних знань у межах традиційного (управлінського) документознавства, орієнтованих на модерний об’єкт вивчення.

Стрімкий розвиток діловодної сфери в управлінні миттєво знайшов віддзеркалення в галузевій термінології, яка, крім усталеного, звичного терміну “діловодство", збагачується двома іншими – “документаційне забезпечення управління", “керування документаційними процесами". Загалом склалося два основних підходи до тлумачення змісту діловодства. Перший із них полягав у визнанні діловодства різновидом управлінської праці, функцією управління, а другий – допоміжною, технічною (технологічною) ланкою управлінської діяльності установи. Діловодство стало збірною назвою для процесів документування діяльності й організації документів установи [35, 37].

При цьому під “документуванням" розумівся процес створення документів, тобто їх укладення й оформлення, а “організацією документів" – створення умов, які забезпечують зберігання і пошук документів у діловодстві, зокрема їх реєстрація, групування у справи та інші операції, що дозволяють їх використовувати в практичних і наукових цілях [35]. Власне, таке визначення “діловодства" було зафіксовано й у термінологічних словниках, датованих цим періодом, та ГОСТі 16487 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", а пізніше – у загальних положеннях ЄДСД. Раціоналізація діловодства передбачала комплекс вимог до документування, документа як “першопричини усіх … діловодних операцій" [35, 38]. Окрім звичного загального терміна “діловодство", до мовного обігу входить термін-словосполучення “діловодство в державному апараті", що змістовно окреслювало сферу посиленої уваги до перебігу документування й організації роботи з документами.

Згодом, у 1970–1980-х рр., на тлі стрімкого освоєння можливостей упровадження новітніх інформаційних технологій у сферу роботи з документами, змінюється семантичне забарвлення змісту діловодства. Дедалі частіше у фаховій періодиці обговорюється питання заміни терміну “діловодства" на “документаційне забезпечення". На думку прихильників термінологічних змін подібна заміна виглядала виправданою. Це пояснювалося: 1) автоматизацією й механізацією процесів, пов’язаних із документуванням і документообігом; 2) стереотипністю сприйняття діловодства як суто канцелярської, технічної праці, що не відповідало дійсності; 3) необхідністю вживання терміну еквівалентного зарубіжному досвіду. Оскільки ні “records management", ні “documentation" адекватно не відповідали вітчизняному терміну “діловодство" фаховій спільноті було запропоновано підтримати термін “документаційне забезпечення". Практичні студіювання поняття “документаційне забезпечення" згодом знайшло суттєве іменникове уточнення – управління як сфери його провадження, що призвело до розширення терміну-словосполучення і утворення у прикінцевому варіанті “документаційного забезпечення управління".

Початково термін “документаційне забезпечення" означав: “1) документування будь-якої діяльності державних органів у будь-якій формі; 2) контроль за якістю і кількістю утворюваних документів; 3) спрощення процесів підготовки, зберігання і користування документами; 4) забезпечення зберігання і передачі на знищення чи постійне зберігання документів; 5) забезпечення функціонування технічних засобів, пов’язаних зі створенням, обробкою і зберіганням документів" [35, c. 40]. Як бачимо, за змістом документацій не забезпечення було дуже близьким до зарубіжного керування документаційними процесами (records management), що свідчить про дійсні намагання знайти еквівалент діловодству не тільки на рівні форми, але й семантичного наповнення. Час продемонстрував успішне входження цього терміну в словник наукової лексики, а ГОСТ Р 51141–98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закріпив синонімічність термінів “делопроизводство" і “документационное обеспечение управления", урівнявши їх у значенні і використанні.

Основні прийоми дослідження оптимізації системи управління документообігу ЗНЗ, які ми використовували в роботі:

- загальнонаукові прийоми, що є сукупністю принципів і категорій матеріалістичної діалектики та загальнонаукової теорії пізнання. Вони базуються на використанні таких прийомів, як аналіз і синтез, індукція і дедукція, абстрагування і конкретизація, аналогія і моделювання, системний і функціонально-вартісний аналіз.

- частково наукові прийоми дослідження розроблені на основі досягнень документознавчої науки та діловодства. До них належать такі прийоми: 1) розрахунково-аналітичні, на основі яких ми проаналізували стан системи управління документообігу ЗНЗ,;

2) документальні, що дали змогу нам дослідити стан документообігу в закладах освіти;

3) узагальнення, оцінка та реалізація результатів дослідження оптимізації системи управління документообігу ЗНЗ.

Розділ ІІ. Теоретичні основи дослідження системи документообігу ЗНЗ

2.1. Сутність та особливості документування діяльності загальноосвітнього навчального закладу

Управлінські документи за назвою, формою і складовою реквізитів повинні відповідати УСД, вимогам ДСДОУ, положенням (статутам) про організації, іншим нормативним документам, що містять правила документування. Відповідно до чинного законодавства і компетенції органи управління видають такі розпорядницькі документи: рішення, постанови, розпорядження, накази, вказівки, доручення, інструкції.

Схеми розробляються для різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по основній діяльності , особовому складу). Обсяг документообігу - кількість вхідних, вихідних та внутрішніх документів підприємства за певний період часу.

Освіта - одна із найважливіших галузей держави, тому вона повинна діяти в суворій відповідності до нових законів. В державі завершується створення пакету законів про освіту, які мають бути настільною книгою кожного директора закладу освіти в управлінській діяльності.

Будь-яка навчальна установа, незалежно віл форми власності самостійно вирішує проблему документного забезпечення управління, за рахунок удосконалення якої стає можливим підвищення рівня його ефективності, корпоративної культури взагалі. Для навчального закладу (ЗНЗ) робота з документами - один із головних методів діяльності, оскільки завжди виникає необхідність фіксування того чи іншого результату діяльності, як колективу в цілому, так і кожного учня зокрема.

Для прискореної модернізації освіти як визначального чинника інноваційного розвитку суспільства Кабінетом Міністрів України була схвалена Концепція Державної програми розвитку освіти на 2006-2010 роки. Одним із її пунктів передбачається удосконалити і процес "розроблення нормативно-правових документів" ВІГІ [52, c. 16].

Вірна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому. Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро та ін.). Вимоги до потоків документів: 1) рух документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути; 2) принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача. Різні операції по обробці документів слід виконувати паралельно, щоб скоротити час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання. При проектуванні раціональних документопотоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій.

Багатоманітність управлінської діяльності, єдність та взаємозв´язок, притаманні управлінню, форми й методи керівництва, а також види зворот-нього впливу об´єктів управління на функції суб´єктів – усе це неминуче відбивається у відповідних документах, з допомогою яких органи управління реалізують свої рішення. Управлінські документи мають такі особливості:

- створюються і використовуються органами управління (суб´єктами та об´єктами) у відповідності до установленої компетенції і поставлених завдань;

- служать засобом закріплення функцій органів управління;

- містять, як правило, інформацію правового та довідкового характеру, що відображає природу виконавчої і розпорядчої діяльності певного органу управління;

- процес їх створення, форма, зміст, параметри дії регулюються правовими нормами, що надає їм загальнозначущості та обов´язковості виконання.

Документування управлінської діяльності охоплює всі процеси, що відносяться до запису (фіксації) на різних носіях та оформлення за встановленими правилами інформації, необхідної для здійснення управлінських дій. Документування здійснюється природною мовою (рукописні, машинописні документи, у тому числі телеграми, телефонограми), а також штучною з використанням нових носіїв (флеш-карти, дискети, диски та ін.).

Склад управлінських документів визначається компетенцією і функціями організації, порядком вирішення питань, обсягом і характером взаємозв´язків з іншими організаціями і закріплюється в табелі документів. Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується застосуванням Державної системи документаційного забезпечення [56, c. 23].

Рішення, постанови і накази видають у всіх випадках, коли необхідно прийняти нормативний або індивідуальний акт з основних питань компетенції організації. Розпорядження і вказівки видаються з оперативних питань та для організації виконання постанов, рішень і наказів.

Розпорядницький документ може бути скасований (змінений) розпорядницьким документом самої організації або вищестоящої. Дія цього документа може бути припинена відповідними компетентними органами.

Проекти документів, які стосуються інтересів інших організацій, повинні попередньо узгоджуватися з цими організаціями. У разі розбіжностей до проекту додаються зауваження або формулювання суті розбіжностей.

Хід обговорення питань і рішення, які приймаються на засіданнях колегіальних органів, радах, зборах, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі запису ходу засідань, стенограм, звукових записів (текстів доповідей, виступів, довідок, проектів постанови або рішень, порядку денного, списків запрошених та ін.).

Якщо хід засідання стенографується, текст стенограми розшифровується, друкується, завіряється і зберігається разом з протоколом [19, c. 27-28].

У межах власної компетенції організації всіх рівнів управління можуть направляти листи при здійсненні оперативних зв´язків з вищестоящими галузевими і функціональними органами, підвідомчими й іншими організаціями та окремими громадянами.

Листи, як правило, повинні складатися у разі, якщо неможливий або утруднений бездокументний обмін інформацією: усні роз´яснення, вказівки (особисті або по телефону), інструктування і т.д. За необхідності термінової передачі інформації складаються телеграми і телефонограми, документ передається через модемний зв´язок, факсом або по телефону.

Проект управлінського документа має бути узгоджений з виконавцями (авторами тексту), керівниками зацікавлених структурних підрозділів або організацій.

Внутрішнє узгодження проекту документа має проводитися в такій послідовності:

♦ з галузевими, функціональними, територіальними підрозділами, дорадчими органами і за необхідності — з громадськими організаціями;

♦ з працівниками, відповідальними за вирішенням функціональних питань (головними, старшими фахівцями та ін.);

♦ з фінансовим підрозділом або головним бухгалтером (бухгалтером);

♦ з юридичною службою;

♦ зі службою документаційного забезпечення;

♦ із заступником голови колегіального органу або заступником керівника організації, в компетенції яких перебувають питання, що містяться в проекті документа.

Управлінський документ підписується або затверджується керівником організації або посадовою особою, що його заміщує, відповідно до її компетенції, встановленої правовими актами: статутом або положенням про організацію, структурний підрозділ, посадовою інструкцією, наказом про розподіл обов´язків і т.д. Два або більше підписи ставляться в разі, якщо за зміст документа відповідальні кілька посадових осіб[11, c. 56].

Документи грошового, матеріального і кредитного характеру, що є підставою для прийому і видачі грошей, товарно-матеріальних та інших цінностей, а також змінюють кредитні і розрахункові зобов´язання з іншими організаціями, підписують керівник організації і головний бухгалтер (бухгалтер). Спільні документи кількох організацій підписують керівники всіх організацій.

Документи, складені комісією, підписують всі члени комісії. Рішення (постанови) колегіальних органів підписуються головою і секретарем. Розпорядження, що видаються керівником колегіального органу за принципом єдиноначальності, мають один підпис.

Право підпису розпорядницьких документів у формі вказівок або розпоряджень може надаватися заступнику керівника, головному інженеру, керівникам структурних підрозділів.

Затверджувані документи (інструкції, положення, статути та ін.) підписує посадова особа, відповідальна за їх підготовку.

Протокол підписують головуючий на засіданні колегіального органу (ради, колегії, збори, наради) і секретар.

Доповіді, доповідні записки, довідки та ін. документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть бути підписані виконавцем, якщо вирішувані в них питання не виходять за межі його прав і компетенції, встановлених посадовою інструкцією.

Існують також документи-додатки. Вони можуть бути трьох видів: затверджувані відповідним розпорядницьким документом або ті, що вводяться ними в дію (додатки до правових актів, що мають самостійне значення); які пояснюють або доповнюють зміст іншого документа; ті, що направляються з листом в інші організації.

Для спрощення документообігу в організації використовують стандартні й уніфіковані форми документів.

Уніфікація документів полягає у встановленні однаковості складу і форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипних управлінських функцій. Стандартизація документів — це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації і рівня її обов´язковості. Встановлено такі категорії стандартів: державні стандарти (ДСТ), галузні стандарти (ГСТ), республіканські стандарти (РСТ). Уніфікація документів проводиться з метою скорочення кількості застосовуваних документів, типізації їх форм, підвищення якості, зниження трудомісткості їх опрацювання, досягненні інформаційної сумісності різних систем документації за однойменними і суміжними функціями управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки [19, c. 28-29].

До основних етапів уніфікації і стандартизації в організації відносять:

♦ встановлення переліку документів, які беруть участь у документообігу організації;

♦ стандартизація формулярів і текстів документів;

♦ трафаретизація формулярів документів.

Під трафаретизацією розуміють спосіб уніфікації текстів документів, який полягає в тому, щоб вся інформація, характерна для групи документів, умовно поділялася на трафаретну, або постійну, і індивідуальну, або змінну. З цією метою створюються збірники трафаретних текстів, при цьому деякі з них мають по кілька стандартних варіантів. Аркуш з трафаретним текстом складається з двох частин: типової (трафаретної) частини і частини, що змінюється — вставки.

Ступінь трафаретизації може бути різний: весь документ, його частина, окремий абзац або речення. Типові тексти дають можливість заощадити до 50-75% часу виконавця при стовідсотковій гарантії, що жодне слово не буде пропущено в тексті.

Трафаретні тексти вводяться в дію наказом керівника організації, їх розробка завжди повинна базуватися на державних стандартах. Трафаретизація сприяє підвищенню продуктивності праці і поліпшенню культури діловодства[6, c. 37-39].

Для складання документів повинен використовуватися папір форматів А4 (210 х 297 мм) та А5 (146 х 210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Зміст документів викладається стисло, грамотно, зрозуміло і об´єктивно, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження. Довільне скорочення найменувань установ і окремих слів не допускається.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, таблиці або поєднання цих форм. Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій частині зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, а в другій частині - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад, наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист-прохання без пояснення [30, c. 35].

Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення документів покладається на керівника навчального закладу.

Документи повинні мати встановлені реквізити і сталий порядок їх розміщення:

  • найменування загальноосвітнього навчального закладу;
  • ідентифікаційний код;
  • назва виду документа, заголовок тексту;
  • адресу і дату підписання документа;
  • посвідчення документа (підпис, затвердження, печатка).

Назва виду документа (наказ, розпорядження тощо) зазначається друкарським або машинописним способами.

До кожного виду документа обов´язково складається заголовок (короткий зміст). Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту. Формулювати заголовок тексту слід за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на питання "про що?", наприклад, "Про вивчення...", "Про розподіл педагогічного навантаження..." тощо.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

На документи, які створюються за допомогою ПК і табуляторів, поширюються всі основні вимоги щодо оформлення всіх документів: застосування бланка, підписання, датування тощо.

Додатковою вимогою до оформлення документів є обов´язкова розшифровка всіх понять, відображених цифрами, значками та іншим способом. Розшифровка вказується на зворотному боці або додається до документа.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

Всі документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати записуються трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, 12 січня 2000 року слід писати - 12.01.2000.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею ставиться 0. Наприклад, 5 січня 2000 року слід писати - 05.01.2000.

У документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 січня 2000 року.

Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису, ліворуч.

До складу підпису входять: найменування посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка підписала документ [35, c. 41-42].

Затвердження документа здійснюється двома способами: грифом "Затверджено", або виданням відповідного розпорядчого документа (наказу, розпорядження тощо). Обидва способи затвердження мають однакову силу.

Елементами грифа затвердження є: слово "Затверджено", найменування посади, особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті документа.

На документах, що засвідчують права громадян, юридичних осіб або фіксують факти втрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи завіряється печаткою.

Печатка проставляється таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

Реквізити документа відокремлюються один від одного 2 - 3 міжрядковими інтервалами.

Назву виду документа друкують великими літерами. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.

Накази складаються на підставі ретельного і всебічного вивчення порушених у них питань.

Рішення, які оформляються наказами, повинні бути конкретними і реальними, відповідати діючому законодавству, забезпечуватися необхідними матеріально-технічними засобами і фінансуванням.

При оформленні наказів та інших розпорядчих документів необхідно керуватися такими правилами:

  • тексти наказів та інших розпорядчих документів друкуються на бланках формату А4 через 1,5 міжрядкових інтервали;
  • розпорядча частина наказів починається словом "наказую", яке відокремл