Інформаційна система обліку

1. Функції, склад і класифікація задач автоматизованого обліку.

2. Способи формування вихідної інформації.

3. Редагування тексту в текстовому редакторі MS Word.

4. Використання формул в EXCEL.

5. Створення та використання запитів в СУБД Access.

Список використаної літератури.


1. Функції, склад і класифікація задач автоматизованого обліку

Неодмінною умовою вдосконалення управління є докорінна реконструкція його технічної та інформаційної бази на основі автоматизованої системи обліку, контролю й аналізу з використанням автоматизованих робочих місць бухгалтера (АРМБ).

Одним з найважливіших завдань у цій справі є подальший розвиток і вдосконалення інформаційних систем підприємств із використанням нових засобів управління та сучасних технічних засобів. Відповідно до цього має змінитися роль бухгалтерського обліку, а отже, методологічні та методичні його аспекти потребуватимуть коригування. Бухгалтерський облік і бухгалтерська інформація в умовах автоматизованої системи обробки інформації використовуються значно ширше, ніж у разі ручної обробки даних.

Змінюється й цільове призначення бухгалтерського обліку. Він дедалі більше стає складовою управлінської системи підприємства.

Процес автоматизації бухгалтерського обліку має розвиватися за умови комплексного, системного та цілеспрямованого підходу з орієнтацією на потреби відповідної ланки управління підприємства.

Система управління має виконувати провідну роль в організації бухгалтерського обліку, що є забезпечувальною ланкою у фінансово-господарській діяльності підприємства. Бухгалтерський облік доповнює інші інформаційні системи, причому основну частину вхідної інформації він дістає безпосередньо із цих систем. Перетворившись на одну з кількох інформаційних підсистем, взаємозв’язаних як на рівні вирішення завдань, так і на рівні всієї інформаційної системи підприємства, бухгалтерський облік відіграє одну з основних функцій управління в умовах застосування автоматизованих систем. Успіх у здійсненні управлінської функції при цьому істотно залежить від правильного встановлення взаємозв’язків задач.

У разі комплексного підходу до організації бухгалтерського обліку в умовах автоматизованої обробки інформації відбувається перехід від організації окремих елементів до організації цілісних наборів елементів інформаційних систем, а також налагодження взаємозв’язків між окремими підсистемами і комплексами завдань.

Комплексний підхід в автоматизації бухгалтерського обліку в сучасних умовах має реалізовуватися у вирішенні сформульованих далі завдань.

Визначення ролі і місця бухгалтерського обліку в системі управління підприємством.

Класифікації типів комплексів завдань, а також завдань інформаційної системи обліку, контролю та аналізу.

Виокремлення ієрархічних рівнів, які вирішуються в інформаційній системі обліку, а також з’ясування характеру системотвірних зв’язків між ними, елементами, комплексами завдань і завданнями.

Установлення умов і меж чинності інформаційної системи обліку.

Контроль і аналіз.

Побудова концептуальної моделі автоматизованої обробки облікової інформації.

Створення інформаційної мови бухгалтера, яка дасть змогу користувачеві працювати в діалоговому режимі.

Комплексний перегляд теоретичних і методологічних основ бухгалтерського обліку.

Системне вирішення завдань обліку, контролю та аналізу.

Використання засобів моделювання облікового, контрольного і аналітичного процесів.

Організація автоматизованої системи дослідження; прогнозування господарсько-фінансової діяльності підприємства.

Розробка сучасних засобів спілкування в діалоговому режимі з інформаційною системою обліку, контролю і аналізу.

Створення на основі комплексного підходу автоматизованої системи прийняття управлінського рішення.

Розробка облікової інформації — не кінцева мета, а лише частина облікової функції системи. Важливим завданням є створення такого засобу передавання інформації конкретним користувачам, що дає змогу їм правильно сприйняти інформацію і зрозуміти її потенційну корисність. Це насущне завдання, оскільки в разі невдалого подання даних навіть дуже цінна інформація може втратити свою вагу. Тоді успіх у здійсненні облікової функції багато в чому залежить від правильної побудови комунікаційних процесів.

В умовах автоматизованої обробки даних на організацію обліку істотно впливає теорія комунікації. Адже облік можна подати як інтегровану систему збирання, обробки, зберігання й передавання облікової інформації, а основні принципи теорії комунікації дають змогу виробити найбільш оптимальні обсяги, терміни та напрями інформаційних потоків в обліку.

Як одиниця комунікації обліковець несе відповідальність за формування облікових показників і передавання їх користувачам. Для цього він має передусім визначити тип необхідних для користувачів блоків інформації, оскільки лише потреба в інформації є, по суті, виправданням для встановлення комунікації. Як одиниця інформаційної системи обліковець виконує водночас і такі функції: джерела інформації, передавача, користувача блоків, які передають інформацію за допомогою різноманітних механізмів зворотного зв’язку. Як комунікаційна одиниця користувач облікової інформації поєднує в собі всі частини комунікаційної системи.

Користувач облікової інформації виконує дві першочергові функції: інтерпретує облікову інформацію і використовує її. Від інших функцій управління бухгалтерський облік відрізняється своїми цілями, задачами і засобами їх розв’язування. Це дає підстави розмежувати різні функції обліку, особливо коли організовано АРМ бухгалтера, щоб не дублювати розв’язування одних і тих самих задач. Правильне формування задач, їх взаємозв’язок дають можливість на основі автоматизації розв’язувати облікові, контрольні та аналітичні задачі в управлінні.

Інформаційна система обліку, контролю та аналізу має органічно вливатися в загальну систему управління підприємством, характеризуватися взаємоузгодженістю між комплексами задач і задачами та іншими інформаційними системами підприємства, включати в себе задачі обліку, контролю, аналізу і внутрішнього аудиту. Кожна задача характеризується функцією управління, в рамках якої вона вирішується; ресурсом, який вона відображає, та його станом; підрозділом, до якого належить ресурс; періодом часу, за який відображається рух ресурсу.

Сукупність вихідних показників однозначно визначає зміст задачі. Функціональні задачі взаємодіють на інформаційній основі. Обмін інформацією між задачами під час функціонування АРМБ можливий за наявності класифікаційного переліку задач. Класифікація задач допомагає вдосконалити методологію обліку, а це, у свою чергу, має позитивний вплив на технологію обробки даних за допомогою АРМБ. Розмежування за класифікаційними ознаками дає змогу локалізувати однорідні задачі, щоб типізувати їх обробку, вивчити та використати в управлінні їх особливості, встановити закономірності інформаційних зв’язків.


2. Способи формування вихідної інформації

Вихідна інформація, яка формується системою об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту персоналу за допомогою механізму інформування порядком, в основному повністю забезпечує менеджерів персоналу організацій та установ.

Контроль за виконавчою дисципліною менеджерів персоналу здійснюється в автоматизованому режимі таким чином.

Кожного дня реєстратор на ПЕОМ-реєстраторі відбирає з масиву контролюючої інформації KONTRI записи, що характеризують директивні строки виконання, що настають, наприклад, «завтра».

Відібрані таким чином у повному складі записи характеризують виконавців і документи, на які «завтра» повинні надійти варіанти відповіді на питання, поставлені в цих документах.

Сформований робочий масив використовується для складання оперативної вихідної відомості — нагадування виконавцям-менеджерам персоналу про необхідність надання варіантів відповідей такого-то числа на відповідні документи.

У складеній за довідковою структурою формі, яка надається на екран ПЕОМ виконавця, є такі графи, в яких зазначаються: елементи об’єкта інформації — код ПЕОМ, а інколи і структурний підрозділ, посада, прізвище та ініціали виконавця, а також дані про документ — тип документа, його вхідний номер, дата надходження і директивний строк виконання, а інколи і короткий зміст цього документа.

Зазначена форма використовується як реєстр розсилання по мережі на кожну ПЕОМ, код якої є в відомості, лише тієї інформації, що стосується даного виконавця. Ця інформація слугує лише оперативним нагадуванням про наближення строків надсилання варіантів відповіді на одержаний для виконання документ.

Крім того, велике значення мають відомості про виконавчу дисципліну менеджерів персоналу за певний період, що складаються за структурними підрозділами. В складанні цих відомостей використовується масив контролюючої інформації KONTRI.

Зведену відомість про виконавчу дисципліну менеджерів персоналу, наприклад, по підприємст